Порядок взаимодействия структурных подразделений. Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию Порядок взаимодействия структурных подразделений организации

Приказ ЦТУ от 26.08.2014 N 475

В целях упорядочения работ по планированию и осуществлению Управлением закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения контрактов (далее - Порядок).

2. Начальникам структурных подразделений Управления руководствоваться утвержденным Порядком при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Управления и подчиненных таможенных органов.

3. Признать утратившим силу приказ Управления от 14 марта 2014 г. N 132 "Об утверждении Порядка взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения контрактов в целях обеспечения нужд таможенных органов".

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник Управления генерал-лейтенант таможенной службы С.Н. Прусов

ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПОК ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НУЖД, В ТОМ ЧИСЛЕ НА ЭТАПЕ ПЛАНИРОВАНИЯ ЗАКУПОК, ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОСТАВЩИКОВ (ПОДРЯДЧИКОВ, ИСПОЛНИТЕЛЕЙ), ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ КОНТРАКТОВ

I. Общие положения

1. Порядок взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения контрактов (далее - Порядок), определяет процедуру взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд таможенных органов, используя конкурентные способы (конкурсы (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс), аукционы (аукцион в электронной форме (электронный аукцион), закрытый аукцион), запрос котировок, запрос предложений) определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) или при осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

2. Порядок разработан в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 26 июля 2006 г. N 135-ФЗ "О защите конкуренции" и Федеральным законом от 13 декабря 1994 г. N 60-ФЗ "О поставках продукции для федеральных государственных нужд".

3. Управление осуществляет закупки товаров, работ, услуг в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти, осуществляющего регулирование в сфере закупок, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими отношения, связанные с осуществлением закупки.

II. Планирование закупок

Порядок и функции подразделений Управления при формировании плана-графика

4. При формировании плана-графика подразделения Управления осуществляют следующие действия:

4.1. Планы-графики формируются заказчиками и содержат перечень закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд на финансовый год.

4.2. План-график разрабатывается ежегодно на один год с учетом положений статьи 21 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ и равномерного расходования средств федерального бюджета в течение планируемого периода (финансового года) и является основанием для осуществления закупок.

4.3. Подразделения, инициирующие осуществление закупки, формируют проекты планов-графиков в соответствии с требованиями статьи 21 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ по своим направлениям и согласовывают их с финансово-бухгалтерской службой Управления. Планы-графики утверждаются соответствующими начальниками служб в течение пяти рабочих дней после получения государственным заказчиком объема прав в денежном выражении на принятие и (или) исполнение обязательств в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (доведение до финансово-бухгалтерской службы Управления расходного расписания) и направляются подразделению, осуществляющему размещение закупки.

4.4. Подразделение, осуществляющее размещение закупки, в течение пяти рабочих дней после получения проектов планов-графиков от всех подразделений, инициирующих осуществление закупки, на их основании составляет план-график Управления (далее - план-график), согласовывает с финансово-бухгалтерской службой Управления, направляет на утверждение заместителю начальника Управления - начальнику тыловой службы и в течение трех рабочих дней с даты утверждения размещает в единой информационной системе.

4.5. Закупки, не предусмотренные планом-графиком, не могут быть осуществлены.

4.6. Внесение изменений в план-график производится подразделением, осуществляющим размещение закупки, в случаях, предусмотренных частью 13 статьи 21 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, на основании представленных подразделением, инициирующим осуществление закупки, утвержденных заместителем начальника Управления - начальником тыловой службы вносимых изменений в план-график. Ходатайство о внесении изменений в план-график и утвержденные заместителем начальника Управления - начальником тыловой службы вносимые изменения по каждому объекту закупки должны поступить в подразделение, осуществляющее размещение закупки, не позднее чем за 15 дней до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки или направления приглашения принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом. Подразделение, осуществляющее размещение закупки, вносит изменения в план-график не позднее чем за десять дней до дня размещения в единой информационной системе извещения об осуществлении соответствующей закупки или направления приглашения принять участие в закрытых способах определения поставщика (подрядчика, исполнителя), после чего размещает в единой информационной системе внесенные изменения в план-график в течение трех рабочих дней с даты изменения плана-графика.

III. Осуществление закупок

5. При осуществлении закупки, предусмотренной планом-графиком, используя конкурентные способы (конкурсы (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс), аукционы (аукцион в электронной форме (далее также - электронный аукцион), закрытый аукцион), запрос котировок, запрос предложений) определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), подразделение, инициировавшее осуществление закупки, в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ осуществляет следующие функции:

5.1. Формирует информацию об осуществлении закупки в соответствии с приложением к настоящему Порядку и предоставляет ее в подразделение, осуществляющее размещение закупки, для формирования проектов извещения и документации об осуществлении закупки не позднее тридцати дней до даты размещения извещения об осуществлении закупки в единой информационной системе.

5.2. Организует работу по рассмотрению и оценке полученных от подразделения, осуществляющего размещение закупки, проектов извещения об осуществлении закупки и документации об осуществлении закупки на предмет полного отражения целей закупки.

5.3. Согласовывает с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления полученные от подразделения, осуществляющего размещение закупки, проекты извещений о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, аукциона в электронной форме, закрытого аукциона, запроса котировок, запроса предложений, конкурсную документацию, документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе, документацию о проведении запроса предложений и проект контракта в сроки, не превышающие пятнадцати дней с момента получения их от подразделения, осуществляющего размещение закупки.

5.4. Рассматривает в течение трех рабочих дней со дня поступления от финансового и (или) правового подразделений Управления замечания по проектам извещений о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, аукциона в электронной форме, закрытого аукциона, запроса котировок, запроса предложений, конкурсной документации, документации об аукционе в электронной форме, документации о закрытом аукционе, документации о проведении запроса предложений и проекту контракта, повторно согласовывает и направляет в подразделение, размещающее закупки, для размещения в единой информационной системе.

5.5. Направляет в письменной форме или в форме электронного документа разъяснения положений конкурсной документации участнику конкурса, направившему в письменной форме заказчику запрос о даче разъяснений положений конкурсной документации, в течение двух рабочих дней с даты поступления такого запроса и одновременно в подразделение, осуществляющее размещение закупки, для размещения разъяснений в единой информационной системе (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей).

5.6. Направляет в течение двух дней от даты поступления от подразделения, осуществляющего размещения закупки, разъяснения положений документации об электронном аукционе подразделению, осуществляющему размещение закупки, для размещения в единой информационной системе.

5.7. Ходатайствует по принятию решения о внесении изменений.

5.7.2. В документацию об электронном аукционе - не позднее чем за два дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в таком аукционе.

5.7.3. В извещение о проведении запроса котировок - не позднее чем за два рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок.

5.8. Направляет в день принятия решения, указанного в подпункте 5.7 Порядка, изменения в подразделение, осуществляющее размещение закупки, для размещения изменений в единой информационной системе.

5.9. Представляет в письменной форме или в форме электронного документа разъяснения результатов конкурса, результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок участнику конкурса, запроса котировок в течение двух рабочих дней с даты поступления такого запроса.

5.10. Ходатайствует об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя) не позднее чем за пять дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в конкурсе или аукционе либо не позднее чем за два дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в запросе котировок.

5.11. Информирует подразделение, осуществляющее размещение заказа, не позднее одного дня после даты принятия решения об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя) о необходимости внести соответствующие изменения в план-график.

5.12. Осуществляет рассмотрение заявок на участие в конкурсе, аукционе в течение четырех дней со дня получения заявок от подразделения, осуществляющего размещение закупки (срок рассмотрения вторых частей заявок на участие в электронном аукционе не может превышать двух дней), и по итогам его проведения представляет предложения в конкурсную, аукционную комиссию Управления.

5.13. Включает после определения победителя осуществляемой закупки в проект контракта условия исполнения контракта, предложенные победителем или участником закупки, подавшим единственную заявку на участие в закупке, согласовывает его с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления.

5.14. Направляет один экземпляр протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе, протокола рассмотрения единственной заявки на участие в конкурсе в течение трех рабочих дней с даты его подписания победителю конкурса или участнику конкурса, подавшему единственную заявку на участие в конкурсе, с приложением согласованного с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления проекта контракта.

5.15. Передает один экземпляр протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок в течение двух рабочих дней с даты его подписания победителю запроса котировок с приложением согласованного с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления проекта контракта.

5.16. Направляет в течение трех дней со дня размещения на электронной площадке протокола подведения итогов электронного аукциона подразделению, осуществляющему размещение закупки в электронной форме, согласованный с финансово-бухгалтерской и правовой службами Управления проект контракта.

5.17. Рассматривает поступившую в качестве обеспечения исполнения контракта банковскую гарантию в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня ее поступления.

5.18. Информирует в случае отказа в принятии банковской гарантии в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня ее поступления, об этом лицо, предоставившее банковскую гарантию, с указанием причин, послуживших основанием для отказа.

5.19. Направляет запрос о подаче заявок на участие в запросе котировок не менее чем трем его участникам, которые могут осуществить поставку необходимого товара, выполнение работы или оказание услуги, в течение одного рабочего дня после даты окончания срока подачи таких заявок в случае, если запрос котировок признан не состоявшимся в связи с тем, что котировочной комиссией отклонены все поданные заявки на участие в запросе котировок.

5.20. Представляет проект контракта на подписание электронной цифровой подписью лицу, уполномоченному в Управлении на подписание контракта от имени заказчика, в течение трех дней со дня получения от оператора электронной площадки проекта контракта и документа об обеспечении исполнения контракта, подписанных электронной цифровой подписью лица, имеющего право действовать от имени участника электронного аукциона.

5.21. Направляет в течение одного дня с даты заключения контракта в финансово-бухгалтерскую службу Управления копию контракта на бумажном носителе.

5.22. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных статьей 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ:

5.22.1. Направляет не позднее чем за семь дней до даты заключения контракта в случаях, предусмотренных пунктами 1-3, 6-8, 11-14, 16-19 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, в подразделение, осуществляющее размещение закупки, обращение о размещении в единой информационной системе извещения об осуществлении такой закупки. Обращение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) должно содержать информацию, указанную в пунктах 1, 2, 4, 8 статьи 42 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

5.22.2. Уведомляет в срок не позднее одного рабочего дня с даты заключения контракта федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок, или контрольный орган в сфере государственного оборонного заказа в случаях, предусмотренных пунктами 6 и 9 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, о такой закупке. К этому уведомлению прилагается копия заключенного в соответствии с настоящим пунктом контракта с обоснованием его заключения.

5.22.3. Обосновывает для заключения контракта в документально оформленном отчете невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цену контракта и иные существенные условия контракта. Положения настоящего пункта не распространяются на случаи осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), предусмотренные пунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19-21, 24-26, 28, 29, 33, 36 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ. Контракт должен содержать расчет и обоснование цены контракта, за исключением случаев осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), при которых документальное оформление отчета, предусмотренного настоящим пунктом, не требуется.

5.22.4. Готовит и направляет в контрольный орган в сфере закупок в срок не позднее чем в течение десяти дней с даты размещения в единой информационной системе соответствующих протоколов, содержащих информацию о признании определения поставщика (подрядчика, исполнителя) несостоявшимся, обращение о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.

5.23. После заключения контракта:

5.23.1. Организует исполнение контракта, которое включает в себя следующий комплекс мер, реализуемых после заключения контракта и направленных на достижение целей осуществления закупки путем взаимодействия заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в соответствии с гражданским законодательством и Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, в том числе:

5.23.1.1. Приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги (далее - отдельный этап исполнения контракта), предусмотренных контрактом:

5.23.1.1.1. Ходатайствует при необходимости перед заместителем начальника Управления - начальником службы о принятии решения о создании приемочной комиссии численностью не менее пяти человек для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, результатов отдельного этапа исполнения контракта в порядке и в сроки, которые установлены контрактом.

5.23.1.1.2. Проводит экспертизу предоставленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, на их соответствие условиям контракта.

5.23.1.1.3. Ходатайствует перед заместителем начальника Управления - начальником службы о привлечении экспертов, экспертных организаций к проведению экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги в случае, если закупка осуществляется у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), за исключением случаев:

предусмотренных пунктами 1-9, 14, 15, 17-26, 28-30, 32, 33, 36 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ;

осуществления закупок услуг экспертов, экспертных организаций;

если результатом предусмотренной контрактом выполненной работы являются проектная документация объекта капитального строительства и (или) результаты инженерных изысканий, прошедшие государственную или негосударственную экспертизу, проведение которой обязательно в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации.

5.23.1.1.4. Оформляет документ о приемке поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) в сроки, которые установлены контрактом, в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа.

5.23.1.2. Оплату заказчиком поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта.

5.23.1.3. Взаимодействие заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта в соответствии со статьей 95 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, применении мер ответственности и совершении иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или заказчиком условий контракта.

5.23.2. Отражает в отчете результаты отдельного этапа исполнения контракта, информацию о поставленном товаре, выполненной работе или об оказанной услуге, который должен содержать следующую информацию:

5.23.2.1. Об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, осуществленная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику), о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта.

5.23.2.2. О ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением.

5.23.2.3. Об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения.

5.23.3. Направляет в финансово-бухгалтерскую службу Управления для внесения в реестр контрактов, заключенных заказчиком, информацию о поставке товара, выполнении работы или оказании услуги, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническими и функциональными характеристиками, указанными в контракте.

5.23.4. Направляет в финансово-бухгалтерскую службу Управления информацию об изменении контракта или о расторжении контракта для размещения в единой информационной системе в день изменения контракта или расторжения контракта.

IV. Функции подразделения, осуществляющего размещение закупки

6. При осуществлении закупки, предусмотренной планом-графиком, используя конкурентные способы (конкурсы (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс), аукционы (аукцион в электронной форме (далее также - электронный аукцион), закрытый аукцион), запрос котировок, запрос предложений) определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), подразделение, осуществляющее размещение закупки, в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ и на основании информации, поступившей от подразделения, инициировавшего осуществление закупки, осуществляет следующие функции:

6.1. Формирует в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, информации, предусмотренной в разделе III настоящего Порядка:

6.1.1. Проект извещения о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, конкурсную документацию и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

6.1.2. Проект извещения о проведении аукциона в электронной форме, закрытого аукциона, документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

6.1.3. Проект извещения о проведении запроса котировок.

6.1.4. Проект извещения о проведении запроса предложений, документацию о проведении запроса предложений и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

6.2. Согласовывает условия банковской гарантии, применяемой как способ обеспечения заявки при проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, закрытого аукциона, запроса предложений, предусмотренных частью 1-3 статьи 44 и статьей 45 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

6.3. Вносит подразделению, инициирующему осуществление закупки, предложения по установлению размера платы за представление конкурсной документации в форме документа на бумажном или электронном носителе в соответствии с частью 4 статьи 50 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

6.4. Размещает в единой информационной системе извещение об осуществлении закупки не позднее 5 рабочих дней со дня получения от подразделения, инициирующего осуществление закупки, утвержденного извещения об осуществлении закупки, документации и проекта государственного контракта.

6.5. Размещает в единой информационной системе одновременно с извещением об осуществлении закупки конкурсную документацию, документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе, документацию о проведении запроса предложений и проект государственного контракта.

6.6. Размещает в единой информационной системе извещение об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя) в день принятия решения об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

6.7. Вносит не позднее следующего рабочего дня после даты принятия решения об отмене определения поставщика (подрядчика, исполнителя) соответствующие изменения в план-график.

6.8. Предоставляет на основании поданного в письменной форме заявления любого заинтересованного лица в течение двух рабочих дней с даты получения соответствующего заявления такому лицу конкурсную документацию, документацию о проведении запроса предложений в порядке, указанном в извещении о проведении конкурса, запроса предложений.

6.9. Организовывает на основании запроса участника открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, аукциона в электронной форме, закрытого аукциона направление в его адрес разъяснений положений конкурсной документации, документации об аукционе в электронной форме, документации о закрытом аукционе в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

6.10. Размещает в единой информационной системе разъяснения положений конкурсной документации (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), документации об аукционе в электронной форме с указанием предмета запроса, но без указания лица, от которого поступил указанный запрос, в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

6.11. Размещает в единой информационной системе в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, изменения извещения о проведении конкурса (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), аукциона в электронной форме, проведении запроса котировок, изменения конкурсной документации (кроме документации закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), документации об аукционе в электронной форме.

6.12. Регистрирует заявки на участие в конкурсе, закрытом аукционе, проведении запроса котировок, проведении запроса предложений, поданных в срок, указанный в извещении о проведении конкурса, закрытого аукциона, проведении запроса котировок, проведении запроса предложений, в журнале.

6.13. Выдает по требованию участника запроса котировок, подавшего заявку на участие в запросе котировок, расписку в получении заявки на участие в запросе котировок с указанием даты и времени ее получения.

6.14. Возвращает в порядке, установленном конкурсной документацией, конверт с заявкой на участие в конкурсе, поступивший после истечения срока подачи заявок на участие в конкурсе, в случае, если на конверте с такой заявкой указана информация о подавшем ее лице, в том числе почтовый адрес.

6.15. Возвращает заявки на участие в запросе котировок, поданные после окончания срока подачи таких заявок, указанного в извещении о проведении запроса котировок, в день их поступления лицам, подавшим такие заявки.

6.16. Обеспечивает осуществление аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), в запросе котировок, в запросе предложений, конвертов с окончательными предложениями и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), в запросе котировок, в запросе предложений, окончательным предложениям.

6.17. Организовывает ведение протоколов комиссий по осуществлению закупок:

6.17.1. Открытый конкурс - протокол вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе, протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе, протокол рассмотрения единственной заявки на участие в конкурсе.

6.17.3. Двухэтапный конкурс - протокол первого этапа двухэтапного конкурса, протокол вскрытия конвертов с окончательными заявками на участие в двухэтапном конкурсе, протокол рассмотрения и оценки окончательных заявок на участие в двухэтапном конкурсе, протокол рассмотрения единственной заявки на участие в двухэтапном конкурсе.

6.17.4. Электронный аукцион - протокол рассмотрения заявок на участие в электронном аукционе, протокол подведения итогов электронного аукциона.

6.17.5. Запрос котировок - протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок, протокол рассмотрения заявок на участие в предварительном отборе.

6.17.10. Закрытый аукцион - протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона.

6.18. Размещает в единой информационной системе протоколы, указанные в пункте 6.17 настоящего Порядка (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и протоколов электронного аукциона), в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

6.19. Направляет протоколы рассмотрения первых и вторых частей заявок на участие в электронном аукционе оператору электронной торговой площадки в сроки, установленные Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

6.20. Передает протоколы, указанные в подпункте 6.17 настоящего Порядка, в день их подписания подразделению, инициирующему осуществление закупки, для организации заключения государственного контракта.

6.21. Представляет на запрос участника конкурса или участника запроса котировок в письменной форме или в форме электронного документа (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) разъяснения результатов конкурса или разъяснения результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок в течение двух рабочих дней с даты поступления такого запроса.

6.22. Согласовывает с подразделением, инициирующим осуществление закупки, перед размещением в единой информационной системе извещения об осуществлении закупки:

6.22.1. Дату и время вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе, в запросе котировок, в запросе предложений, конвертов с окончательными предложениями и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе (кроме закрытых способов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), в запросе котировок, в запросе предложений, окончательным предложениям.

6.22.2. Дату и время окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе.

6.23. Обеспечивает сохранность конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе, в запросе котировок, защищенность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных в форме электронных документов заявок на участие в открытом конкурсе, запросе котировок и обеспечивает рассмотрение содержания заявок на участие в открытом конкурсе, запросе котировок только после вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе, запросе котировок или открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе, запросе котировок в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

6.24. Размещает в единой информационной системе в течение одного рабочего дня после даты окончания срока подачи заявок на участие в запросе котировок извещение о продлении срока подачи заявок на участие в запросе котировок на четыре рабочих дня, если запрос котировок признан несостоявшимся по основанию, предусмотренному частью 9 статьи 78 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ (котировочной комиссией отклонены все поданные заявки на участие в запросе котировок).

6.25. Организует направление в случаях, предусмотренных частью 2 статьи 79 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, запроса о подаче заявок на участие в запросе котировок лицам, которые могут осуществить поставку необходимого товара, выполнение работы или оказание услуги.

7. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, планом-графиком и на основании обращения подразделения, инициировавшего осуществление закупки, размещает не позднее чем за пять дней до даты заключения контракта в единой информационной системе извещение об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в случаях, предусмотренных пунктами 1-3, 6-8, 11-14, 16-19 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

V. Функции финансово-бухгалтерской службы Управления при осуществлении закупки

8. Финансово-бухгалтерская служба Управления при осуществлении закупки, используя открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс, осуществляет следующие функции:

8.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, конкурсную документацию и проект контракта, в том числе начальную (максимальную) цену контракта, определяемую подразделением, инициирующим осуществление закупки, в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

8.2. Согласовывает предложения о порядке формирования цены контракта, в том числе с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей, а также сведения о валюте, используемой для формирования цены контракта, и порядок расчетов с поставщиками (подрядчиками, исполнителями).

8.4. Согласовывает предложения о форме, порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги.

8.5. Осуществляет в течение не более пяти рабочих дней с даты наступления случаев, соответствующих пунктам 1-6 части 6 статьи 44 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, возврат участнику закупки денежных средств, внесенных в качестве обеспечения заявки.

8.6. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных победителем открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса в заявке на участие в открытом конкурсе, конкурсе с ограниченным участием, двухэтапном конкурсе, закрытом конкурсе, закрытом конкурсе с ограниченным участием, закрытом двухэтапном конкурсе, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

8.7. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных участником закупки в заявке на участие в конкурсе, в случае, если конкурс признан несостоявшимся по основаниям, изложенным в статье 55 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

9. Финансово-бухгалтерская служба Управления при осуществлении закупки путем проведения аукциона в электронной форме, закрытого аукциона осуществляет следующие функции:

9.1. Согласовывает документацию об аукционе, проект контракта в части финансовых обязательств, в том числе начальную (максимальную) цену контракта, определяемую подразделением, инициирующим осуществление закупки, в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

9.2. Согласовывает предложения о порядке формирования цены контракта, в том числе с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей, а также сведения о валюте, используемой для формирования цены контракта и расчетов с поставщиками (исполнителями, подрядчиками).

9.4. Согласовывает предложения о форме, порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги.

9.5. Направляет в подразделение, инициирующее осуществление закупки, согласованную документацию об аукционе и проект контракта не позднее пяти рабочих дней с даты ее получения от подразделения, инициирующего осуществление закупки.

9.6. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, в который была включена цена контракта, определенная в результате проведения электронного аукциона, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки, не позднее даты согласования.

9.7. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных победителем закрытого аукциона в заявке на участие в закрытом аукционе, не позднее даты согласования.

10. При осуществлении закупки путем проведения запроса котировок финансово-бухгалтерская служба Управления осуществляет следующие функции:

10.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, извещение о проведении запроса котировок и проект контракта, в том числе начальную (максимальную) цену контракта, определяемую подразделением, инициирующим осуществление закупки, в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

10.2. Согласовывает предложения о форме, порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги.

10.3. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения в него условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенной победителем запроса котировок в заявке на участие в запросе котировок.

10.4. Согласовывает в течение одного дня со дня представления контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенных участником закупки в заявке на участие в запросе котировок, в случае, если запрос котировок признан несостоявшимся по основаниям, изложенным в статье 79 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

11. При осуществлении закупки, используя запрос предложений, финансово-бухгалтерская служба Управления осуществляет следующие функции:

11.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, проект извещения о проведении запроса предложений, документацию о проведении запроса предложений и проект контракта, в том числе начальную (максимальную) цену контракта, определяемую подразделением, инициирующим осуществление закупки, в соответствии с требованиями статьи 22 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки, не позднее даты согласования.

11.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса предложений и окончательным предложением победителя запроса предложений в окончательном предложении, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки, не позднее даты согласования.

11.3. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется в случае, если запрос предложений признается не состоявшимся в связи с тем, что до момента вскрытия конвертов с заявками на участие в запросе предложений и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в запросе предложений подана только одна такая заявка, которая признана соответствующей требованиям Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ и удовлетворяет потребности заказчика в товарах, работах, услугах в соответствии с извещением о проведении запроса предложений, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки, не позднее даты согласования.

11.4. Согласовывает предложения о порядке формирования цены контракта, в том числе с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей, а также сведения о валюте, используемой для формирования цены контракта и расчетов с поставщиками (исполнителями, подрядчиками).

11.6. Согласовывает предложения о форме, порядке и сроках оплаты товара, работы или услуги.

12. При осуществлении закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) финансово-бухгалтерская служба Управления осуществляет функцию по согласованию в течение трех дней с момента представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, проекта контракта, который будет заключен с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) в предусмотренных статьей 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ случаях.

13. После заключения контракта:

13.1. Вносит в реестр контрактов, заключенных заказчиком, информацию о поставке товара, выполнении работы или оказании услуги, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническими и функциональными характеристиками, указанными в контракте, в случае получения такой информации от подразделения, инициирующего осуществление закупки.

13.2. Размещает в единой информационной системе информацию, полученную от подразделения, инициирующего осуществление закупки, об изменении контракта или о расторжении контракта в течение одного рабочего дня, следующего за датой изменения контракта или расторжения контракта.

VI. Функции правовой службы Управления при осуществлении закупки

14. При осуществлении закупки, используя открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс, правовая служба Управления осуществляет следующие функции:

14.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, проект извещения о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, конкурсную документацию и проект контракта в части соответствия требованиям законодательства Российской Федерации и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

14.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных победителем открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса в заявке на участие в открытом конкурсе, конкурсе с ограниченным участием, двухэтапном конкурсе, закрытом конкурсе, закрытом конкурсе с ограниченным участием, закрытом двухэтапном конкурсе, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

14.3. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных участником закупки в заявке на участие в конкурсе, в случае, если конкурс признан несостоявшимся по основаниям, изложенным в статье 55 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

15. При осуществлении закупки, используя аукцион в электронной форме, закрытый аукцион, правовая служба Управления осуществляет следующие функции:

15.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня получения от подразделения, инициирующего осуществление закупки, документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе и проект контракта; согласованную документацию об аукционе в электронной форме, документацию о закрытом аукционе и проект контракта направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

15.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предложенных победителем в аукционе в электронной форме, в закрытом аукционе в заявке на участие в аукционе в электронной форме, закрытом аукционе.

16. При осуществлении закупки, используя запрос котировок, правовая служба Управления осуществляет следующие функции:

16.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, проект извещения о проведении запроса котировок и проект контракта.

16.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения в него условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенной победителем запроса котировок в заявке на участие в запросе котировок.

16.3. Согласовывает в течение одного дня со дня представления контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса котировок, и цены, предложенных участником закупки в заявке на участие в запросе котировок, в случае, если запрос котировок признан несостоявшимся по основаниям, изложенным в статье 79 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

17. При осуществлении закупки, используя запрос предложений, правовая служба Управления осуществляет следующие функции:

17.1. Согласовывает в течение пяти рабочих дней со дня поступления от подразделения, инициирующего осуществление закупки, проект извещения о проведении запроса предложений, документацию о проведении запроса предложений и проект контракта в части соответствия требованиям законодательства Российской Федерации и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

17.2. Согласовывает в течение одного рабочего дня со дня представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, контракт, который составляется путем включения условий исполнения контракта, предусмотренных извещением о проведении запроса предложений и окончательным предложением победителя запроса предложений в окончательном предложении, и направляет подразделению, инициирующему осуществление закупки.

18. При осуществлении закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) правовая служба Управления осуществляет функцию по согласованию в течение трех дней с момента представления подразделением, инициирующим осуществление закупки, проекта контракта, который будет заключен с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) в предусмотренных статьей 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ случаях.

19. Правовая служба Управления согласовывает и визирует документы, указанные в настоящем разделе, после виз подразделения, инициирующего осуществление закупки, подразделения, осуществляющего размещение закупки, и финансово-бухгалтерской службы Управления.

VII. Заключительные положения

20. Замечания структурных подразделений Управления к форме и содержанию извещения о проведении конкурса (открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса), извещения о проведении аукциона (аукциона в электронной форме, закрытого аукциона), извещения о проведении запроса котировок, извещения о проведении запроса предложений, конкурсной документации, документации об аукционе, документации о проведении запроса предложений и к проекту государственного контракта устраняются по официально оформленным заключениям (при необходимости - в рабочем порядке).

21. Согласование проектов государственных контрактов, указанных в Порядке, осуществляется подразделением, инициирующим осуществление закупки, финансовым, правовым подразделениями Управления путем проставления виз соответствующих должностных лиц, работников на оборотной стороне каждого листа проекта государственного контракта с проставлением расшифровки подписи и даты.

22. Контракт по итогам электронного аукциона заключается в электронном виде с применением электронной цифровой подписи. При этом дополнительные документы, сопровождающие контракт (счета, акты сдачи-приемки, дополнительные соглашения и т.п.), оформляются сторонами путем их подписания на бумажном носителе.

После заключения контракта каждая из сторон переносит его на бумажный носитель. В случае несоответствия документа в электронном виде документу на бумажном носителе приоритет имеет контракт, подписанный электронной цифровой подписью.

23. При получении уведомления о поступлении в контрольный орган в сфере закупок жалобы на действие (бездействие) Заказчика:

23.1. Подразделение, инициирующее осуществление закупки:

23.1.1. Готовит и направляет в контрольный орган в сфере закупок возражения на жалобу.

23.1.2. Представляет интересы заказчика при рассмотрении поступившей жалобы в контрольном органе в сфере закупок.

23.1.3. Ходатайствует (при необходимости) о подготовке подразделением, осуществляющим размещение закупки, копий документов о закупке (в том числе копии заявок на участие в определении поставщика, копии протоколов), предусмотренных Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ для представления в контрольный орган в сфере закупок.

23.2. Подразделение, осуществляющее размещение закупки:

23.2.1. Готовит по ходатайству подразделения, инициирующего осуществление закупки, копии документов о закупке, представляемых на рассмотрение жалобы (в том числе копии заявок на участие в определении поставщика, копии протоколов), предусмотренные вызовом контрольного органа в сфере закупок.

23.2.2. Оказывает по ходатайству подразделения, инициирующего осуществление закупки, содействие при рассмотрении в контрольном органе в сфере закупок поступившей жалобы.

И.о. заместителя начальника Управления - начальника службы А.Г. Комков

Приложение к Порядку взаимодействия структурных подразделений Управления при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в том числе на этапе планирования закупок, определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключения и исполнения контрактов

ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ЗАКУПКИ, ПРЕДСТАВЛЯЕМАЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕМ, ИНИЦИИРУЮЩИМ ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ЗАКУПКИ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЮ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕМУ РАЗМЕЩЕНИЕ ЗАКУПКИ

Подразделение, инициирующее осуществление закупки, направляет руководителю контрактной службы Управления служебную записку с ходатайством дать указание подразделению, осуществляющему размещение закупки, начать формирование извещения о размещении заказа, а также конкурсной документации, документации об аукционе, документации о проведении запроса предложений. Одновременно по электронной почте направляет подразделению, осуществляющему размещение закупки, следующую информацию:

1.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.

1.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.

1.3. Идентификационный код закупки.

1.4. Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

1.5. Используемый способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

1.6. Размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок на участие в закупке, условия банковской гарантии.

1.7. Размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению, а также информация о банковском сопровождении контракта.

1.8.1. Соответствие требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки.

1.8.2. Требование об отсутствии в предусмотренном Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки - юридического лица.

1.9. Преимущества, предоставляемые заказчиком:

1.9.1. Учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы.

1.9.2. Организациям инвалидов.

1.10. Условия, запреты, ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, работ, услуг, соответственно выполняемых, оказываемых иностранными лицами, в случае, если данные условия, запреты, ограничения установлены заказчиком.

1.11. Обоснование начальной (максимальной) цены контракта.

1.12. Требования к содержанию, в том числе к описанию предложения участника открытого конкурса, к форме, составу заявки на участие в открытом конкурсе и инструкция по ее заполнению, при этом не допускается установление требований, влекущих за собой ограничение количества участников открытого конкурса или ограничение доступа к участию в открытом конкурсе.

1.13. Информация о возможности заказчика изменить условия контракта в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

1.15. Информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта.

2. При проведении аукциона в электронной форме (электронный аукцион):

2.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.

2.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.

В случае если при заключении контракта объем подлежащих выполнению работ по техническому обслуживанию и (или) ремонту техники, оборудования, оказанию услуг связи, юридических услуг, медицинских услуг, образовательных услуг, услуг общественного питания, услуг переводчика, услуг по перевозкам грузов, пассажиров и багажа, гостиничных услуг, услуг по проведению оценки невозможно определить, в извещении об осуществлении закупки и документации о закупке заказчик указывает цену запасных частей или каждой запасной части к технике, оборудованию, цену единицы работы или услуги.

2.3. Идентификационный код закупки.

2.4. Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

2.5. Используемый способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

2.6. Размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок на участие в закупке.

2.7. Размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению, а также информация о банковском сопровождении контракта.

2.8. Преимущества, предоставляемые заказчиком:

2.8.1. Учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы.

2.8.2. Организациям инвалидов.

2.9. Предъявляемые участникам такого аукциона требования и исчерпывающий перечень документов, которые должны быть представлены участниками такого аукциона:

2.9.1. Соответствие требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки.

2.9.2. Требование об отсутствии в предусмотренном Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки - юридического лица.

2.10. Условия, запреты и ограничения допуска товаров, происходящих из иностранного государства или группы иностранных государств, работ, услуг, соответственно выполняемых, оказываемых иностранными лицами.

2.11. Обоснование начальной (максимальной) цены контракта.

2.12. Требования к содержанию, составу заявки на участие в таком аукционе и инструкция по ее заполнению.

2.13. Возможность заказчика изменить условия контракта в соответствии с положениями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

2.14. Информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта.

3. При проведении запроса котировок:

3.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.

3.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, в том числе обоснование начальной (максимальной) цены контракта, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.

3.9.1. Соответствие требованиям, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации к лицам, осуществляющим поставку товара, выполнение работы, оказание услуги, являющихся объектом закупки.

3.9.2. Требование об отсутствии в предусмотренном Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки - юридического лица.

4. При проведении запроса предложений:

4.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.

4.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.

4.3. Идентификационный код закупки.

4.4. Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

4.5. Используемый способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя).

4.6. Размер и порядок внесения денежных средств в качестве обеспечения заявок на участие в закупке, а также условия банковской гарантии.

4.7. Размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению, а также информация о банковском сопровождении контракта в соответствии со статьей 35 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

4.8. Требования, предъявляемые к участникам запроса предложений, и исчерпывающий перечень документов, которые должны быть представлены участниками запроса предложений в соответствии со статьей 31 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

4.9. Преимущества, предоставляемые заказчиком:

4.9.1. Учреждениям и предприятиям уголовно-исполнительной системы.

4.9.2. Организациям инвалидов.

4.10. Наименование и описание объекта закупки, условий контракта, в том числе обоснование начальной (максимальной) цены контракта.

4.11. Требования к содержанию, в том числе составу, форме заявок на участие в запросе предложений и инструкция по их заполнению.

4.12. Информация о возможности заказчика изменить предусмотренные контрактом количество товара, объем работы или услуги при заключении контракта либо в ходе его исполнения в соответствии со статьей 95 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

4.13. Критерии оценки заявок на участие в запросе предложений, величины значимости этих критериев в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, порядок рассмотрения и оценки таких заявок.

4.14. Информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта в соответствии с положениями частей 8-26 статьи 95 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

5. При осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя):

5.1. Адрес электронной почты, номер контактного телефона, ответственное должностное лицо заказчика.

5.2. Краткое изложение условий контракта, содержащее наименование и описание объекта закупки с учетом требований, предусмотренных статьей 33 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ, информацию о количестве и месте доставки товара, являющегося предметом контракта, месте выполнения работы или оказания услуги, являющихся предметом контракта, а также сроки поставки товара или завершения работы либо график оказания услуг, начальную (максимальную) цену контракта, источник финансирования.

5.3. Ограничение участия в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), установленное в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

5.4. Размер обеспечения исполнения контракта, порядок предоставления такого обеспечения, требования к такому обеспечению, а также информация о банковском сопровождении контракта в соответствии со статьей 35 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ.

5.5. Обоснование для заключения контракта в документально оформленном отчете невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цены контракта и иных существенных условий контракта. Положения настоящего пункта не распространяются на случаи осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), предусмотренные пунктами 1, 2, 4, 5, 7, 8, 15, 16, 19-21, 24-26, 28, 29, 33, 36 части 1 статьи 93 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ. Контракт должен содержать расчет и обоснование цены контракта, за исключением случаев осуществления закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), при которых документальное оформление отчета, предусмотренного настоящим пунктом, не требуется.

Приказ Руководителя Департамента здравоохранения г. Москвы от 11.01.2008 N 15 Об организации работы структурных подразделений ГУП города Москвы "Столичные аптеки", осуществляющих лекарственное обеспечение населения" "Перечнем структурных подразделений ГУП города Москвы "Столичные аптеки", осуществляющих отпуск кислорода", "Перечнем структурных подразделений ГУП города Москвы "Столичные аптеки", осуществляющих отпуск вакцин и сывороток", "Перечнем структурных подразделений ГУП города Москвы "Столичные аптеки", реализующих пиявки", "Перечнем структурных подразделений ГУП города Москвы "Столичные а...
Постановление главы городского округа Электрогорск МО от 01.08.2014 N 607 О Порядке взаимодействия заказчиков и органа, уполномоченного на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд городского округа Электрогорск Московской области, и наделения полномочиями на осуществление действий, направленных на обеспечение муниципальных нужд городского округа Электрогорск Московской области
Постановление администрации муниципального образования Люберецкий муниципальный район МО от 12.02.2014 N 321-ПА О создании комиссий для определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для муниципальных нужд заказчиков Люберецкого муниципального района Московской области
Распоряжение Мособлконтроля от 05.02.2015 N 4-Р Об утверждении Административного регламента Главного контрольного управления Московской области по исполнению государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд путем проведения внеплановых проверок в отношении заказчиков Московской области, государственных бюджетных учреждений Московской области, контрактных служб, контрактных управляющих, комиссий по осуществлению закупок и их членов, уполномоченных органов, уполномоченных учреждений, специализированных организаций при осуществлении закупок для обеспечения нужд Московской области, в отношени... Об утверждении Административного регламента Главного контрольного управления Московской области исполнения государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд путем проведения плановых проверок в отношении заказчиков Московской области, контрактных служб, контрактных управляющих, комиссий по осуществлению закупок и их членов, уполномоченных органов, уполномоченных учреждений, специализированных организаций при осуществлении закупок для нужд Московской области
Решение Совета депутатов городского поселения Мытищи Мытищинского муниципального района МО от 27.03.2014 N 57/3 Об утверждении Положения о порядке взаимодействия заказчиков с уполномоченным органом, осуществляющим полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей), с уполномоченным органом на осуществление контроля в сфере закупок, контроля, мониторинга закупок и аудита в сфере закупок

для понимания того, кто чем занят на рабочем месте (анализ);
для объяснения работникам, чем они должны заниматься и где находятся пределы их компетенций, прав и ответственности (руководство);
для контроля текущей деятельности организации (контроль);
для оценки (и самооценки) деятельности работников и последующего принятия решения об обучении, о перемещениях, поощрениях и взысканиях (стимулирование и управление карьерой работников);
для отбора кандидатов (привлечение работников);
для защиты работников, работодателя и организации в целом (безопасность);
для поддержания позитивной корпоративной культуры.

Как видим, все стадии классического управленческого цикла в той или иной степени требуют информации, содержащейся в ПП и ДИ. Значит, если организация должна быть управляемой, то и эти основополагающие документы должны быть в порядке.

Отсюда же следует, что ПП и ДИ организации должны образовывать внутренне согласованную систему, тогда как совокупность трудовых договоров такой системности не предполагает.

ПП и ДИ являются законом не только для работника, но и для работодателя, а потому должны соответствовать требованиям действующего российского законодательства и защищать законные интересы обеих сторон. В связи с этим увлечение «управленческим» аспектом этих документов в ущерб правовому может привести к негативным последствиям. То, что с точки зрения теорий общего менеджмента или управления персоналом должно быть отражено в характеристиках рабочих мест или подразделений, далеко не всегда будет уместным в ПП или ДИ с точки зрения требований законодательства . Поэтому структура, форма, содержание и отдельные формулировки в ПП и ДИ должны быть выверены с точки зрения закона, а возможные правовые коллизии, связанные с трактовкой положений этих документов, должны быть заранее оценены.

На что можно опереться при разработке положений о подразделениях и должностных инструкций?

Законодательство Российской Федерации (в том числе и трудовое) никак прямо не определяет исчерпывающие требования к содержанию указанных документов. В ст. 5 Трудового кодекса РФ отмечено, что трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения, помимо нормативно-правовых актов регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Вместе с тем, нигде в кодексе не раскрывается хотя бы примерный перечень таких локальных нормативных актов. Но в силу сложившейся еще в советское время традиции под ними понимаются, в том числе, ДИ и ПП, о чем свидетельствуют нижеприведенные письма федеральных ведомств, регулирующих трудовые отношения.

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» читаем:

«Несмотря на то, что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.»

Роструд, однако, предупреждает (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0 «О должностных инструкциях работников» ):

«Должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Так, отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием.»

Тем не менее, в судебной практике ссылки на ПП и ДИ при оценке действий работодателя и работника используются широко. Так, в соответствии с п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 28.09.2010) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» ,

«…неисполнением работником без уважительных причин является неисполнение трудовых обязанностей или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т.п.).»

Некоторые требования к содержанию ДИ установлены п. 4 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденного постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 с последующими изменениями) :

«Квалификационные характеристики (приведенные в указанном справочнике – авт.) на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.»

Тот же справочник содержит рекомендуемые перечни должностных обязанностей, требований к знаниям и квалификации работников определенных должностей. Объем прав и ответственности, а также ряд других важных характеристик конкретной должности в негосударственной организации законодательством не устанавливается даже на уровне рекомендаций. Это и понятно: сказываются «особенности организации производства, труда и управления». Кроме того, организация вправе формировать должности, исходя из собственной логики бизнеса. Поэтому соответствующие документы в ряде случаев надо разрабатывать самостоятельно либо использовать какие-либо образцы.

Интернет пестрит образцами ПП и ДИ, значительная часть которых написана на основе Квалификационного справочника , меньшая же часть представляет собой свободное творчество. При ближайшем рассмотрении оказывается, что для иных должностей образцов вовсе нет, для других – в образцах идет речь совсем не о том, для третьих же – образцы содержат смешные или опасные ошибки. Например:

Директор (генеральный директор, управляющий) предприятия
Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.
Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

Это, так сказать, позднесоветское барокко, переделанное в соответствии с довольно примитивными представлениями о рыночной экономике. Между прочим, это точное воспроизведение соответствующего раздела из .

Директор по развитию
Разрабатывает методики по оперативному реагированию на кризисные и нестандартные ситуации, которые могут привести к срыву плана развития предприятия, иным неблагоприятным для предприятия последствиям.

Это просто досадная неоднозначность прочтения. А следующее стоит считать более серьезной ошибкой:

Директор по развитию
Назначает работников, ответственных за реализацию проектов, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности.

«Назначают» приказом, приказы издает генеральный директор – это указывается в Уставе организации. Так что данная формулировка, означающая фактическое превышение полномочий, – прямое нарушение Устава. Впрочем, на достигнутом автор должностной инструкции не останавливается, смело вменяя в обязанности директора по развитию функции учредителей (ср. со ст. 33 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» ):

Определяет общую концепцию политики развития предприятия.

«Общая концепция политики» сама по себе звучит изрядно. Впрочем, авторы должностных инструкций любят слова «общее», «осуществлять», и т.п.:

«Общее руководство договорной работой и общий контроль за ее осуществлением осуществляет управляющий директор Общества или иное уполномоченное лицо.»

А здесь просто загадка-матрешка (снова из ): догадайтесь, ради чего трудится начальник планово-экономического отдела:

Осуществлять руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.

Образцы упомянутого «свободного творчества», выложенные на разных Интернет-сайтах, также вызывают улыбки, смущение, недоумение и опасения:

Администратор магазина:
Администратор магазина несет коллективную материальную ответственность за сохранность товара в магазине.
Администратор салона красоты:
Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Хед-хантер:
[Имеет право] требовать от заказчика обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения условий договора на поиск и привлечение высокопрофессиональных специалистов.

Итак, имеющиеся образцы следует использовать с большой осторожностью. Вдруг, они будут читать и вчитываться в написанное? Значит, уполномоченный работодателем разработчик ПП и ДИ должен хорошо знать назначение всех «винтиков» и иных деталей, из которых собираются эти документы. Тем более важным будет такое знание при разработке документов для нетиповых подразделений или должностей.

Теории и практике написания ПП и ДИ посвящен целый ряд статей (, , , , , , , , , , ). К сожалению, некоторые из них содержат заведомо некорректные утверждения (см. ниже). Наиболее полным и выверенным источником по данному вопросу стоит признать серии книг Л.В.Труханович и Д.Л.Щура «Кадры предприятия», «Персонал организации», среди которых отметим , а также книгу .

Ввиду серьезности предмета начнем с небольшого отступления, который нетерпеливый читатель может пропустить.

Вокруг положения о подразделении и должностной инструкции

Немного философии: ПП и ДИ как альфа и омега…

Альфа – потому, что кандидат в работники организации лучше определит свое место в ней, если предварительно ознакомится с кругом своих обязанностей или если предложит работодателю свое видение этого места. Так или иначе, предметом обсуждения на собеседовании будет состав функций работника и обеспечивающий их выполнение баланс прав и ответственности.

Омега – потому, что ПП и ДИ являются венцом серьезного процесса под названием «организационное проектирование»: сначала определяются объекты управления, потом – методы и функции, далее – процессы, затем – необходимые роли участников процессов, и лишь в заключение из ролей формируются должности, а из должностей – подразделения. Таким образом, совокупность задач и функций подразделений, обязанностей, прав и ответственности должностей складывается только тогда, когда деятельность организации представлена достаточно подробно (ср. , ).

Подчеркнем, что ДИ следует отличать от рабочих (операционных) инструкций, которые описывают последовательность действий на данном рабочем месте при исполнении той или иной функции, а также от методических инструкций, которые описывают методы работы вне зависимости от позиции исполнителя.

Строго говоря, ПП и ДИ будут некорректными до тех пор, пока не будет отработана вся описанная логическая цепочка. Однако, по счастливой случайности (или в результате эволюционного отбора) сложились достаточно стабильные представления о комплексах функций, которые традиционно поручаются подразделению или работнику определенного профиля. Все прекрасно понимают, чем занимаются бухгалтер, юрист, главный механик, производственно-технический или конструкторско-технологический отделы. Отраслевая специфика начинает серьезно сказываться, когда речь заходит о функциональной нагрузке рабочих или служащих и специалистов низшего звена. Но уже функции работников логистических подразделений в меньшей степени зависят от отраслевой принадлежности предприятия, а функции финансово-экономических, юридических, кадровых служб практически не зависят от нее.

Это обстоятельство и позволяет говорить об «образцах» для ПП и ДИ работников высшего звена управления или работников вспомогательных и поддерживающих подразделений.

Немного истории

Институт ПП и ДИ берет начало в идее разделения труда. Так как помимо управленческой ПП и ДИ выполняют правовую функцию, их развитие обусловлено развитием борьбы работников (и ответной реакцией работодателей) за свои права.

В 1960 – 1980 годах в СССР ПП и ДИ были одними из обязательных документов в системе администрирования труда. Эта обширная система основывалась на четком определении круга функциональных обязанностей по различным профессиям и должностям, перечень которых был унифицирован для всей страны, нормировании труда и определении тарифных ставок и должностных окладов (а также различных поправочных коэффициентов). Поэтому всякое изменение в номенклатуре профессий и должностей, в их функциональных обязанностях приводило к изменению значительного массива нормативных данных в масштабах страны.

В начале 1990-х годов ПП и ДИ оставались обязательными только в системе государственных органов и организаций. Руководители частных компаний считали разработку ПП и ДИ нецелесообразным занятием, поскольку условия ведения бизнеса менялись (и продолжают меняться и поныне) с гораздо большей быстротой, чем требуется для «вынашивания», разработки и внедрения осмысленных и действительно рабочих документов.

В 2000-х годах с укрупнением частного бизнеса, ростом участия государства в упорядочении трудовых отношений, развитием судебной практики в области трудовых споров потребность в ПП и ДИ стала возрастать. Однако в связи с изменением организационно-технических условий труда, появлением совершенно новых профессий и должностей прямое перенесение из советского прошлого функций, норм, уровней оплаты оказалось невозможным. Повторение подвига советских трудовиков в настоящее время не представляется возможным, да и не целесообразно, поскольку частный бизнес должен сам для себя определить наиболее эффективные «правила игры», в том числе и оптимальную «компоновку» должностей. Поэтому в последнее время общегосударственные правила разработки ПП и ДИ были обновлены и вновь утверждены для довольно ограниченного круга должностей государственных служащих . Уже упоминавшийся Квалификационный справочник , обновляемый достаточно регулярно (последняя редакция на момент написания статьи датируется 14.03.2011), следует считать в большей степени наследием советской эпохи.

Попытка переноса на отечественную почву зарубежной практики разработки ПП и ДИ наталкивается на различия в правовых последствиях тех или иных формулировок.

В настоящее время сложились более или менее устоявшиеся представления о форме и содержании ПП и ДИ, которые, пользуясь терминологией Гражданского кодекса РФ, можно отнести к «обычаям делового оборота». Ожидать в ближайшем будущем определения требований к ПП и ДИ на уровне федерального законодательства, скорее всего, не стоит.

Немного географии

Зарубежный аналог наших ДИ – job description (далее – JD) – представляет собой менее формализованный, но более емкий документ (, ).

Формат JD соответствует формату ДИ:

Job Title – наименование должности;
Job Location – место должности в организационной и территориальной структуре организации;
Reporting To – подчинение, подотчетность;
Job Summary – основные задачи должности (не более двух предложений);
Job Duties and Responsibilities – обязанности и области ответственности должности (от 8 до 16);
Education and qualification – требования к уровню знаний и наличию соответствующих документов;
Skills and specifications – требования к навыкам.

Во-первых, составителям JD рекомендуется указывать не более 8 (для работников низшего звена) – 16 (для работников высшего звена) должностных обязанностей. Если в JD оказывается 25 и более функций, то такой документ «переквалифицируется» в рабочую инструкцию. Отечественные же образцы могут содержать и 30, и 40 функций – и это для работников высшего звена! При внимательном рассмотрении оказывается, что большинство этих функций – контрольные. Это значит, что функции (вместе с правами и ответственностью) фактически не делегируются подчиненным. Либо свидетельствует о том, что автор ДИ оказался не в состоянии отделить главные функции от второстепенных или склонен предпочесть процесс результату (вот ведь как может исказиться идея процессного управления!).

Во-вторых, при описании функций JD уделяет больше внимание результатам (или, точнее, требованиям к результатам) деятельности работника, чем способам, которыми эти результаты достигаются. Обратим внимание на то, что это – еще одно проявление настоящего делегирования: подчиненный свободен в части выбора средств, но обязан обеспечить требуемый руководителем результат. Интересно отметить, что составителям не рекомендуется формулировать в JD цели деятельности работника (ни в количественном, ни даже в качественном выражении), поскольку считается, что если работник стандартно выполняет свои обязанности, то цели организации достигаются при этом автоматически.

В-третьих, в JD уделяется больше внимания требованиям к уровню знаний и навыкам работника, чем описанию его деятельности. Что не удивительно, поскольку платят работнику за результаты и за способности, а не за его деятельность как таковую.

В-четвертых, JD оказываются «легче», чем отечественные ДИ, поскольку широко используют ссылки на другие локальные нормативные акты организации (методики, регламенты, рабочие инструкции и т.п.). Использование таких нормативных гипертекстов облегчается тем, что они представлены в электронном виде, и по ссылке всегда можно найти нужное положение того или иного документа. У нас в большинстве случаев дело осложняется тем, что локальных нормативных актов разного уровня в организации просто нет или технически невозможно обеспечить компьютерный доступ к их массиву с учетом взаимных ссылок.

Всё это вместе еще раз показывает, насколько тщательно зарубежные менеджеры отслеживают баланс между сложностью (и, следовательно, стоимостью) работ и квалификаций (знаниями и умениями) выполняющего их работника.

Взять на вооружение из зарубежной практики необходимо следующее:

настоящее, а не мнимое делегирование функций;
повышенное внимание к знаниям и навыкам работника, занимающего данную должность;
конкретность и краткость формулировок как требований к результатам деятельности, так и областей ответственности работника.

Немного юриспруденции

При всей обиходной простоте понятий «функция», «обязанность», «право», «полномочие», «ответственность» юридическое сообщество до сих пор обсуждает тонкости их содержания.

Например, некоторые проводят различие между правами и полномочиями, полагая, что права предоставляются сотруднику на доступ к ресурсам компании (чему-либо, кому-либо), а полномочия это особый вид прав, связанный с распорядительными функциями и принятием решений .

Одни , предлагают вкладывать в понятие «ответственность» не обязательное применение определенных санкций к виновному нарушителю установленных норм (что обычно отражается в формулировках типа: «несет ответственность за невыполнение указаний непосредственного руководителя»), но «такой аспект социальных связей и отношений людей, которые характеризуют процесс осуществления предоставленных прав, исполнение возложенных обязанностей, основанный на выборе поведения и его оценке с учетом интересов общества» (что может быть выражено словами: «несет ответственность за полное и своевременное выполнение указаний непосредственно руководителя»). Как видим, разные точки зрения приводят к различным словесным описаниям одного, по сути, явления. Другие же выступают против отождествления юридической ответственности с нравственным или правовым долгом , .

Жизнь разработчика ПП и ДИ затрудняет также непроясненность на законодательном уровне ряда широко используемых терминов. К таковым, например, относятся термины «поручение» и «указание» – даже применительно к Президенту Российской Федерации .

Поэтому на практике зачастую наблюдается путаница, выражающаяся в том, что обязанности записываются в права, среди функций можно встретить формулировку «отвечает за …» и т.п. Понимая, что всё это суть проявления неоднозначности трактовки базовых понятий, для практической работы над ПП и ДИ следует выбрать (и, желательно, изложить в соответствующем документе) один вариант.

Немного налогообложения

ДИ может являться основанием для уменьшения доходов организации на сумму некоторых расходов, производимых организацией в связи с обеспечением деятельности работника при выполнении им трудовых функций, указанных в его ДИ . К таким расходам могут быть, например, отнесены: транспортные расходы работника, услуги сотовой связи, оплата обучения.

Разработчик ДИ должен учесть налоговые аспекты при подготовке документа и согласовать их с бухгалтером.

Немного управления качеством

ПП и ДИ являются важными элементами комплекса документов, описывающих систему управления качеством в стиле ISO 9000. Хотя, как всегда, стандарт не определяет необходимость, форму и содержание таких документов.

Если в документации системы управления качеством предусмотрены ПП и ДИ, то на них будут распространяться правила управления документацией (в части формы, содержания, а также порядка разработки, введения в действие, внесения изменений и дополнений, отмены), принятые в организации для документов системы управления качеством.

Для кого разрабатываются ПП и ДИ

Действующим законодательством РФ предусмотрена обязательность составления ПП и ДИ лишь для работников определенного профиля (муниципальные служащие, отдельные категории государственных служащих, служащих таможенных органов, некоторых категорий персонала учебных заведений, частных охранников) . Для прочих категорий работников детальное описание их трудовой функции, права и обязанности в рамках трудовых отношений могут быть включены непосредственно в трудовой договор. Составление должностной инструкции в этом случае не требуется. Итак, организация сама определяет целесообразность разработки ПП и ДИ.

Организацией может быть принято решение об использовании ПП и ДИ для всех или для части должностей. В последнем случае должностные обязанности, права и ответственность работника должны определяться трудовым договором. Насколько широк должен быть круг подразделений и должностей, деятельность которых регламентируется ПП и ДИ, и насколько подробными должны быть эти документы – предмет отдельного обсуждения. Необходимо иметь в виду, что как отсутствие, так и чрезмерность локальных нормативных актов влечет излишние затраты на управление организацией.

ДИ разрабатываются для работников, относящихся к категориям руководителей, специалистов и служащих в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием организации.

Для рабочих разрабатывается аналогичный документ, который, однако, не называется должностной инструкций, но и устоявшегося наименования тоже не имеет. Названия «рабочая инструкция», «производственная инструкция» использовать нежелательно, поскольку они уже заняты для документов, описывающих порядок и/или конкретные приемы работы на одном или нескольких рабочих местах, например: «Рабочая инструкция по контролю и утверждению, организации рассылки, архивированию, порядку внесения изменений» или «Производственная инструкция по эксплуатации заземляющих устройств электроустановок». Название «квалификационная характеристика» тем более не подойдет, поскольку используется и однозначно трактуется в .

Тем не менее, в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 24.11.2008 № 6234-Т3 рекомендуется:

«…для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, следует составлять и утверждать должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции. Полагаем, что в справочно-правовых системах можно использовать различные наименования инструкций применительно к категориям работников».

Статьей 57 Трудового кодекса РФ установлено:

«Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации».

Согласно 143 статье Трудового кодекса РФ,

«Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Таким образом, при установлении наименований должностей и составлении отвечающих им ДИ следует свериться с законодательством, в том числе, со справочниками и классификаторами , , , а также с выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики. Например , постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 года №298/П-22 утвержден список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. Следовательно, работодатель обязан в трудовых договорах всех работников (и соответственно в должностных инструкциях), которые выполняют соответствующие трудовые функции, наименования профессий и должностей определять в соответствии с квалификационными справочниками.

Нередко возникает вопрос о необходимости ДИ для генерального директора, а также членов органов управления акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью. Поскольку порядок назначения, подчинение, функции, права и ответственность указанных лиц определяется соответствующими федеральными законами, Уставом организации и трудовыми договорами, нет прямой необходимости разрабатывать для этих лиц ДИ.

Для исполнительных/управляющих директоров организаций, в которых полномочия единоличного исполнительного органа переданы управляющей компании, а также работников, находящихся в прямом подчинении совета директоров или общего собрания акционеров (участников), ДИ должны быть разработаны. Эти ДИ должны учитывать особенности трудовых отношений с руководителями организаций .

Для всех работников следует разграничить области трудовых отношений, регулируемые ПП и ДИ и трудовым договором. Так, например, положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не является предметом ДИ, поскольку не относится к трудовой функции работника .

Структура ПП и ДИ

Действующее законодательство РФ не определяет требований к структуре ПП и ДИ. Таким образом, организация вправе самостоятельно определить такие требования. Поэтому на практике ПП и ДИ весьма разнообразны по своей структуре.

Можно, однако, выделить минимальное «ядро» каждого документа:

Положение о структурном подразделении

Общие положения
Основные задачи
Функции
Структура
Взаимодействие

Должностная инструкция

Общие положения
Должностные обязанности
Права
Взаимодействие
Ответственность

В ряде случаев в ПП включают разделы «Права» и «Ответственность», описывая в них права и ответственность руководителя подразделения. Иногда же формулируются некие «общие» права и ответственность подразделения.

На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально.

Форма ПП и ДИ

Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) .

Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание ПП. Для определенности будем считать, что данный документ разрабатывается для акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью (в примерах формулировок организация будет именоваться «Обществом»). Примерная форма ПП приведена в приложении 1 к статье.

Раздел 1. «Общие положения»

1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).

1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.

В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.

Подразделение может:

являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества (например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат);
подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества (например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике);
входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения (например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру).

Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров.

1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения.

Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации».

Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии) .

Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ.

Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.

Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения.

Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.

Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п.

При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор).

1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия.

Указывается:
конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения (например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений), или
назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом (распоряжением) генерального директора Общества.

1.6. Перечисляются нормативные акты, которыми работники Подразделения руководствуются в своей деятельности.

Обычно даются указания на:

действующее законодательство Российской Федерации;
траслевые нормативно-методические документы по профилю деятельности Подразделения (по возможности, указываются конкретные документы);
Устав Общества (для подразделений, которые обязаны руководствоваться Уставом (например: юридический отдел, служба внутреннего аудита);
Решения Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) (для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров);
положение о Подразделении;
коллективный договор;
приказы и распоряжения генерального директора Общества;
указания непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей (при их наличии);
правила внутреннего трудового распорядка Общества;
иные локальные нормативные акты Общества.

В зависимости от характера деятельности Подразделения указываются:
нормативные акты по охране труда и промышленной безопасности, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности.

Приведенный перечень нормативных актов может быть расширен.

1.7. Определяется режим работы Подразделения.

Можно ограничиться формулировкой: «Режим работы Подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе» при наличии таких правил.

1.8. Определяется порядок утверждения и введения в действие ПП, изменений и дополнений к нему.

Как правило, «Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества», но для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)». Более подробно жизненный цикл ПП (в том числе от инициирования изменений до их введения в действие) целесообразно описать в отдельном локальном нормативном акте.

Раздел 2. «Основные задачи»

В разделе «Основные задачи» указываются основные задачи Подразделения.

Формулировка задачи должна кратко описывать результат, на достижение которого направлена деятельность Подразделения и требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Например:

Оказание услуг по ремонту скважин в соответствии с требованиями заказчиков.
Обеспечение работоспособности оборудования Общества.
Планирование и контроль экономической эффективности деятельности Общества.
Обеспечение соблюдения законности деятельности Общества, правовая защита его законных интересов.
Поддержка работников Общества в части использования средств связи, аппаратного и программного обеспечения Общества.
Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета, подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
Контроль выполнения в Обществе требований действующего законодательства Российской Федерации, внутренних нормативных документов и требований заказчиков в области охраны труда, промышленной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения.
Полное и своевременное удовлетворение потребности структурных подразделений Общества в товарно-материальных ценностях.
Оптимизация затрат Общества на закупку, содержание запасов и другие логистические процессы Общества.

Задачи структурных подразделений должны быть согласованы между собой и в совокупности подчинены основным целям Общества, как они определены в Уставе Общества или иных внутренних документах.

Задачи Подразделения должны быть сформулированы так, чтобы приведенные в разделе «Функции» функции Подразделения логически вытекали из поставленных задач. Для этого рекомендуется использовать одни и те же словосочетания.

Задачи и функции Подразделения должны соответствовать действующему законодательству РФ. В частности, недопустимо включать в их состав задачи и функции, выполнение которых требует обязательного лицензирования, при отсутствии соответствующих лицензий у организации.

Раздел 3. «Функции»

В разделе «Функции» перечисляются функции, выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».

Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Описание функции Подразделения начинается глаголом: «разрабатывает …», «проводит …», «организует …», «участвует в …», «ведет мониторинг …», «контролирует …» и т.п. При этом:

«Организует …» – означает: привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Общества для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.).
«Участвует в …» – означает: выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственного руководителя или уполномоченного организатора совместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Общества.
«Обеспечивает …» – означает: поставляет (предоставляет) определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или выполняет какие-либо действия для получения каких-либо результатов.
«Учитывает …» – означает: в установленном порядке собирает и обобщает информацию о результатах или ходе выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.), выполняемых внутри Общества; проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность.
«Ведет мониторинг …» – означает: собирает и обрабатывает информацию о состоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов.
«Контролирует …» – означает: сопоставляет фактически полученные (или промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Общества с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в формулировке указывается, какими конкретно) и выполняет (или инициирует) действия, направленные на минимизацию выявленных отклонений.

Например:

Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества.
Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.
Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов.
Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора.
Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.
Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства.
Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.
Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества.

В описании функции не допускается использовать неопределенные качественные прилагательные, например: «обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». В таких случаях рекомендуется указывать требования (и/или нормативный документ – источник требований), которым должен отвечать результат выполнения функции, например: «обеспечивает эксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-изготовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника. Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке:

функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений;
функции в области методического руководства;
функции в области мониторинга и прогнозирования;
функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов;
функции в области оперативного руководства;
прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно;
прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества;
функции в области курирования договоров (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества);
функции в области учета и отчетности;
функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества;
функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.

Возможно перечисление функций в порядке, отражающем логику, и/или хронологическую последовательность работы подразделения, жизненный цикл основных объектов управления Подразделения. Так или иначе, но способ перечисления функций должен быть удобен как для составителя (для проверки полноты), так и для читателя документа.

За основу формулировок функций могут быть приняты формулировки, приведенные в .

Вместе с тем перечень функций не должен страдать избыточностью и излишней детализацией. Условия и порядок выполнения отдельных функций следует изложить в других локальных нормативных актах – регламентах, методических и рабочих инструкциях, тем более что в ряде случаев конкретные действия исполнителя в значительной степени зависят от контекста.

Раздел 4. «Структура»

В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Общества, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения; либо указывается, что «Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества». Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Второе удобнее тем, что позволяет не переутверждать ПП при изменении организационной структуры и/или штатного расписания.

Раздел 5. «Взаимодействие»

В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен Подразделения с другими структурными подразделениями Общества или внешними по отношению к Обществу лицами, органами и организациями.

Если информационный обмен не определен иными локальными нормативными актами Общества, то перечисляются структурные подразделения и внешние по отношению к Обществу лица, органы и организации с указанием, по каким направлениям или в рамках каких мероприятий происходит взаимодействие, какая конкретно информация получается или передается.

Например:

«Отдел кадров взаимодействует с:

Контролирующими организациями по мероприятиям, относящимся к организации и охране труда;
Пенсионным фондом РФ и статистическими органами РФ по подготовке и предоставлению установленной отчетности;
профсоюзами по контролю соблюдения трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, организации, нормирования и оплаты труда;
контрагентами – исполнителями работ и услуг, относящихся к кадровому обеспечению».

Возможно описание взаимодействий в табличной форме.

Однако подробное описание взаимодействий утяжеляет ПП и лишает его гибкости при изменении состава и/или даже заголовков документов, передаваемых в ходе обмена информацией.

Если информационный обмен определен иными локальными нормативными актами Общества (например, регламентом документооборота), то используется краткая формулировка:

«Подразделение взаимодействует:

5.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.
5.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ.»

В последнем случае подразумевается, что работник выполняет свои представительские функции на основании доверенности, выданной ему в установленном порядке, либо на иных законных основаниях.

В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание ДИ для руководителей, специалистов и служащих. Для определенности продолжаем считать, что данный документ разрабатывается для акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью (в примерах формулировок организация будет именоваться «Обществом»). Примерная форма ДИ приведена в приложении 2 к статье.

Раздел 1. «Общие положения»

1.1. Дается полное и сокращенное наименование должности работника Общества (далее – Работника).

1.3. Указывается полное наименование должности непосредственного руководителя Работника. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Работника (при их наличии).

См. комментарий к п. 1.4 ПП.

Иногда в этой части ДИ перечисляются работники и структурные подразделения, которые находятся в непосредственном подчинении, под оперативным или методическим руководством данного работника. Эта информация представляется излишней, поскольку содержится в подлежащих утверждению организационной структуре и штатном расписании организации.

1.4. Описывается порядок приема на работу и увольнения Работника.

Как правило, «Работник принимается на работу и увольняется генеральным директором Общества в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке по представлению … (указывается, если необходимо) по согласованию с … (указывается, если необходимо).»

1.5. Указывается порядок замещения Работника в случае его отсутствия:

См. комментарий к п. 1.5 ПП.

1.6. Указываются требования к образованию, квалификации или наличию специальных знаний, разрешений, допусков, сертификатов, а также к стажу работы Работника.

За основу могут быть приняты требования, приведенные в . Требования не должны носить дискриминационный характер (ст. 3 Трудового кодекса РФ).

1.7. Перечисляются нормативные акты, которыми Работник руководствуется в своей деятельности.

См. комментарий к п. 1.6 ПП.

1.8. Перечисляются знания, которыми должен обладать Работник.

Обычно даются указания на знание:

действующего законодательство РФ и отраслевых нормативных документов по профилю деятельности работника;
локальных нормативных актов Общества по профилю деятельности работника;
структуры Общества, задач и функций его структурных подразделений;
правил и норм охраны труда.

В зависимости от характера деятельности работника указываются знания:

стратегии развития Общества (для высших руководителей Общества или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации) – если стратегия Общества документирована и надлежащим образом утверждена;
основ эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи – если работа предполагает использование таких средств;
и т.п.

Приведенный перечень знаний может быть расширен. За основу могут быть приняты требования к знаниям работника, приведенные в .

Отметим, что указываемые в данном разделе ДИ знания, должны быть документированы и надлежащим образом утверждены. Наличие у кандидата требуемых знаний при приеме на работу подтверждается предъявлением соответствующих аттестатов, сертификатов, удостоверений и т.п. Знания работника могут быть проверены как уполномоченными сторонними организациями (например, центрами повышения квалификации), так и путем внутренних проверок, тестирований (порядок проведения таких проверок должен быть установлен локальными нормативными актами организации).

1.9. Определяется режим работы Работника. Может быть дана ссылка на Правила внутреннего трудового распорядка. Особенности режима работы, в том числе, необходимость командировок, могут быть указаны в этом пункте.

1.10. Определяется порядок утверждения и введения в действие ДИ, изменений и дополнений к ней.

Как правило, «Настоящая Должностная инструкция, изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества», но для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

Раздел 2. «Должностные обязанности»

Целесообразно выделить в этом разделе два подраздела, в первый из которых включаются специфические обязанности (функции), которые выполняет работник, занимающий данную должность, а во второй – обязанности, общие для всех (или для определенных групп) работников.

Для руководителей структурных подразделений в состав функций дополнительно включаются следующие:

Руководит работниками Общества и структурными подразделениями Общества, находящимися в его непосредственном подчинении.

«Руководит …» – означает: определяет задания участникам выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.); координирует их деятельность; контролирует достижение требуемого и промежуточных результатов; вносит на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению, наложению дисциплинарных взысканий на подчиненных работников. Участвует в разработке организационной структуры, штатного расписания, форм оплаты труда структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.

Для работников, осуществляющих методическое руководство другими работниками, в ДИ следует указать, в чем конкретно состоит методическое руководство. Например:

Организует разработку комплекта форматов документов для целей планирования и отчетности по текущей, финансовой и инвестиционной деятельности бизнес-единиц Общества. Оказывает методическую помощь руководителям структурных подразделений Общества, руководителям рабочих групп в выполнении расчетов, экспертном анализе расчетов экономической эффективности предлагаемых ими проектов и решений.

Аналогично должно быть детализировано содержание оперативного руководства, иных видов руководства.

Целесообразно включить в состав функций работника его участие в определенных комиссиях, комитетах, советах, экспертных и рабочих группах и т.п., особенно, если в Обществе не предусмотрено отдельное вознаграждение работника за участие в работе указанных органов.

Функции, приводимые в ДИ работника подразделения, должны соответствовать функциям этого подразделения, закрепленным в ПП. Это значит, что работник выполняет либо всю функцию, указанную в ПП, целиком, либо ее часть, либо выполняет внутреннюю для подразделения функцию (она может быть не указана в ПП), необходимую для выполнения функций подразделения.

Для удобства разработчик может составить «матрицу ответственности» подразделения – таблицу, в которой перечислены функции подразделения (по строкам) и должности работников подразделения (по столбцам), а на пересечении строки и столбца указывается роль данного работника в исполнении данной функции: инициирует, организует, участвует, обеспечивает, выполняет самостоятельно, контролирует и т.п. (см. комментарий к разделу 3 ПП). При необходимости в описании функции следует указать, с какой регулярностью выполняется эта функция: с заданной периодичностью, по указанию руководителя или при наступлении иных определенных событий.

Важно отметить, что ДИ должна «работать» не только в обычной ситуации, но и в ситуации нештатной. Рекомендуется , чтобы в ДИ работнику было дано право принять решение по ситуации самому либо на него возложена обязанность безотлагательно доложить непосредственному руководителю о нештатной ситуации. Количество функций, приводимых в ДИ, не должно быть слишком большим. Оптимальное количество меняется от 10 для должностей нижнего уровня до 20 для должностей верхнего уровня. В противном случае документ перестает восприниматься и, следовательно, делается нерабочим. Для того, чтобы выполнить эту рекомендацию, разработчику рекомендуется:

объединить некоторые функции (в разумной степени);
указать требования к результату, а не к процессам, ведущим к нему (формулируется как: «обеспечить такое-то состояние объекта управления»);
пересмотреть «вертикальное» распределение функций между руководителем и подчиненными, старшими и младшими, в разумной степени делегировав определенные функции (вместе с правами и ответственностью) «сверху вниз»;
пересмотреть «горизонтальное» распределение функций между смежниками в рамках единого процесса (рациональное разграничение функций характеризуется тем, что работник отвечает за выполнение логически завершенного процесса, получение продукта (или полуфабриката) с определенными и допускающими независимую проверку качествами; в таком случае в ДИ от описания действий можно перейти к описанию требований к результатам);
изложить подробные описания в иных локальных нормативных актах (регламентах, методических и рабочих инструкциях).

Важно иметь в виду, что состав функций должен соответствовать базовой заработной плате работника. Базовая заработная плата работников с идентичными ДИ должна быть одинакова (ср. со ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Подраздел 2.2

Во вторую часть раздела целесообразно включить общие для всех (или для определенных групп) работников обязанности. Часть таких обязанностей уже сформулирована в ст. 21. Трудового кодекса РФ, а потому повторять ее в ДИ нет необходимости. Целесообразно указать следующие обязанности:

2.2. Работник обязуется:

2.2.1. Выполнять указания непосредственного руководителя, оперативного руководителя, методических руководителей (при их наличии).
Если работник при исполнении своих должностных обязанностей должен соблюдать требования, установленные нормативными актами третьих лиц (например, заказчиков), то в этом подразделе следует указать эти требования. Например:
2.2.5. Соблюдать требования корпоративных стандартов заказчиков Общества по ОТ, ПБ, ООС и БДД при пользовании транспортными средствами для выполнения заключенных с заказчиками договоров.

Стоит напомнить, что в таком случае работодатель должен ознакомить работника с такими нормативными актами.

В некоторых организациях формат ДИ предполагает указание параметров, по которым измеряется эффективность выполнения работником той или иной функции, или установление конкретных целевых значений для таких параметров, или нормы/нормативы выполнения функций. Например, можно встретить распределение рабочего времени (в процентах) между функциями, выполняемыми работником. По нашему мнению, такое указание некорректно, поскольку:

могут существовать функции, выполняемые нерегулярно, для которых будет затруднительно оценить норму, или функции, исполняемые в чрезвычайных случаях, – закладывая на них ненулевой процент времени, мы соглашаемся с тем, что чрезвычайные ситуации будут иметь место;
неясно, как учитывать фактическое распределение времени (а делать это придется, поскольку указаны плановые показатели);
неясны правовые последствия отклонений фактических показателей (случайных или систематических) от установленных показателей.

Вправе ли, например, работник требовать каких-либо компенсаций при превышении на 1% времени, затраченного на выполнение некоторой функции? Ведь работодатель, утверждая ДИ в такой форме, по сути, обязывается соблюдать установленные нормы. Или наоборот, к работнику следует применить взыскание, поскольку он превысил норму выполнения одной функции в ущерб другой? Отклонение в 1% за рабочий день простительно, а за неделю или за месяц?...

Указание любых фиксированных значений параметров лишает, кроме того, ДИ гибкости, поскольку принуждает переутверждать их при изменении установленных норм.

Раздел 3. «Права»

В разделе «Права» перечисляются права работника, то есть нормативно закрепленные возможности работника действовать определенным образом или требовать определенных действий от других работников Общества. Работник наделяется правами для выполнения своих должностных обязанностей. Работодатель обеспечивает реализацию работником его прав (ст. 22 Трудового кодекса РФ). О

сновные права работника сформулированы в ст. 21 Трудового кодекса РФ, поэтому повторять их в ДИ нет необходимости. Специфические права работника должны быть обусловлены его должностными обязанностями. Права на информационное взаимодействие, связанные с выполнением должностных обязанностей, имеются у каждого работника:

В некоторых вариантах образцов ДИ (например, в ) в составе прав на информационное взаимодействие присутствует такая формулировка: "Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающихся его деятельности, деятельности возглавляемого подразделения (для руководителей подразделений)". Однако принимая такую формулировку, мы попадаем в ту же коллизию, что и с «совещаниями». «Проект решения» – весьма неопределенный объект: он может существовать в устной форме, в форме многочисленных вариантов, проходящих разные инстанции. Далеко не с каждым таким вариантом физически возможно, да и вряд ли целесообразно знакомить работника по его обращению. Поэтому возможно использовать два механизма:

работник знакомится с принятым решением в обязательном порядке (ст. ст. 22, 68 Трудового кодекса РФ), подписывая лист ознакомления к приказу, распоряжению или иному распорядительному документу, и в случае несогласия с ним имеет право обжаловать его, используя право на защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами (ст. 21 Трудового кодекса РФ);
учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов (процедура установлена ст. ст. 372, 373 Трудового кодекса РФ; см. также п.п. 23, 24 ).

В зависимости от выполняемых функций работник может наделяться следующими правами - Представлять в установленном порядке Общество в других организациях в рамках своей компетенции.

Обычно объем прав, связанный с таким представлением, определяется доверенностью, выдаваемой работнику. Основные права связаны с принятием решений, распоряжением производственными ресурсами:

Инициировать какие-либо действия (работы, мероприятия, проекты и др.).
Утверждать и согласовывать документы в пределах своей компетенции (необходимо указать конкретные виды документов).
Приостанавливать выполнение каких-лидо действий (работ, проектов, мероприятий и др.) в случае выявленного в ходе контроля отклонений от установленных к их выполнению требований (необходимо конкретизировать контролируемое направление деятельности, виды функций, проектов, мероприятий, группы работников, организаций и т.п.).
Не допускать к работе работников, оборудование (необходимо конкретизировать, каких именно и при каких обстоятельствах).
Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами (и/или иными ресурсами Общества – необходимо конкретизировать) в пределах своей компетенции.

Для работников подразделений внутреннего контроля - Проводить проверки определенных работников, подразделений и/или по определенным направлениям деятельности Общества (необходимо указать конкретные виды и основания проверок).

Важным является право «горизонтального взаимодействия» - Привлекать работников структурных подразделений Общества для совместной работы в рамках выполнения своих должностных обязанностей по согласованию с их непосредственными руководителями.

Руководители подразделений обычно наделяются правом - Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников возглавляемого подразделения.

Следующее «право апелляции» должно гарантировать работнику соблюдение его прав Обществом - Обращаться к непосредственному руководителю за содействием в реализации прав, предусмотренных ДИ, в случае их ограничения другими работниками Общества.

Перечень прав работника может быть расширен.

Наделяя работников правами, стоит помнить, что работодатель должен обеспечивать их реализацию. Например, предоставляя работнику право «проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации» работодатель должен обеспечить это право соответствующим бюджетом либо предусмотреть иные механизмы реализации этого права. Декларируя право «продвигаться по службе (право на карьерный рост)», также необходимо ввести свободное желание работника в правовое русло, выраженное в формализованной системе внутренних аттестаций, проверок, обучений, конкурсов и т.п.

Некоторыми правами работник может наделяться условно, а именно: то или иное действие может быть выполнено при согласии другого определенного работника (как правило, непосредственного, оперативного или методического руководителя или руководителя того подразделения, к которому обращается работник), либо при наступлении иных определенных событий, либо в определенных пределах. В таких случаях в формулировке права присутствуют слова: «по согласованию с …», «в течении такого-то периода …», «в случае …», «в пределах бюджета …», «в пределах своей компетенции …» и т.п. Наличие согласия (в том числе, соответствия принятого решения установленным условиям или пределам) подтверждается согласующий визой соответствующего работника на документе, отражающем планируемое или выполненное действие.

Зачастую можно встретить досадное смешение должностных обязанностей и прав работника. Простое правило для определения различий между ними состоит в следующем: обязанность должна быть выполнена вне зависимости от воли работника, правом же работник может воспользоваться или не воспользоваться по своему усмотрению.

Имеется особенность, касающаяся распорядительных прав работника в отношении других работников, указанная в : при установлении несоответствия качества продукции отгрузка должна быть приостановлена; приостановление отгрузки – право или обязанность начальника отдела контроля качества? Если только право, то начальник может как воспользоваться, так и не воспользоваться им; если только обязанность, то возникает вопрос, на основании какого права начальник приостанавливает отгрузку. В таких случаях в рекомендуется включать распорядительные действия в состав прав, но в разделе «Ответственность» указать, что работник несет ответственность за «неиспользование или неполное использование своих прав» либо (более широкая формулировка) за «причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу».

Возможно, здесь стоит провести различие между правами и полномочиями, полагая, что правом работник может воспользоваться или не воспользоваться по своему усмотрению, а полномочие – такой род обязанности, в рамках выполнения которой работник вправе поступить по своему усмотрению тем или иным образом, но которая должна быть выполнена вне зависимости от воли работника. С этой точки зрения в предыдущем примере «контролировать качество с возможностью приостанавливать отгрузку» можно рассматривать как полномочие начальника отдела контроля качества, не включая при этом в права дополнительно «возможность приостановки отгрузок». Точно так же, если работник уполномочен заключать договоры на снабжение организации с возможностью выбора контрагента, то он в результате обязан заключить необходимый договор, но выбор контрагента будет определяться им самостоятельно; снова отдельное право выбора в разделе «Права» повторять не нужно, а от злоупотреблений должна уберечь уже упомянутая формулировка из раздела «Ответственность».

Раздел 4. «Взаимодействие»

В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен работника с другими структурными подразделениями и работниками Общества или внешними по отношению к Обществу лицами, органами и организациями. Требования к описанию взаимодействия аналогичны приведенным выше требованиям к описанию взаимодействия структурных подразделений.

Раздел 5. «Ответственность»

В разделе «Ответственность» описывается ответственность работника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение общих обязательств. Ответственность работника должна уравновешивать его права. В свою очередь, права и ответственность работника должны быть обусловлены его должностными обязанностями. Работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности. В первых двух случаях сделать это может работодатель; в остальных – компетентные в соответствии с действующим законодательством РФ органы. Иных видов ответственности действующее законодательство РФ не устанавливает, поэтому совершенно некорректно говорить о «финансовой, функциональной, организационно-управленческой» ответственности, как это делается, например, в .

Как правило, ответственность работника является персональной. В некоторых случаях, согласно ст. 245 Трудового кодекса РФ, может быть установлена коллективная (бригадная) материальная ответственность .

Ответственность работника, занимающего определенную должность, может быть установлена не только ДИ, но и другими локальными нормативными актами Общества, например, регламентами, положениями и т.д. Поэтому в ДИ целесообразно указать лишь стандартные положения об ответственности.

5.1.2. Неисполнение правил трудового распорядка, приказов и распоряжений по Обществу, иных локальных нормативных актов Общества.

5.1.3. Неисполнение указаний непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей (при их наличии).

5.1.4. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.

5.1.5. Причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу.
5.1.6. Необеспечение сохранности вверенных ему документов, информации.

5.1.7. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.

5.1.8. Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения (указываются в зависимости от характера деятельности Работника, ср. п. 1.7 ДИ).

Для руководителей или иных должностей целесообразно указать ответственность за участие в бизнесе иных юридических лицах или предприятиях, интересы которых могут войти в противоречие с законными интересами работодателя. Сделать это можно, например, таким способом:

5.1.9. За отсутствие письменной информации:

Завершает раздел «Ответственность» следующее положение:

Ответственность возникает как следствие нарушения определенных норм. Поэтому «работник несет ответственность за неисполнение …, несоответствие,… несоблюдение и т.п.». Писать «несет ответственность за бесперебойную работу…», «… за полное и своевременное исполнение…» или «… за качество и своевременность» (ср. ) нельзя.

Важно, чтобы требования, нарушения которых влекут ответственность работника, были достаточно точно сформулированы в нормативных документах (внешних или внутренних). В противном случае работодателю будет проблематично доказать факт нарушения этих требований. Поэтому когда в ДИ говорится, например, об ответственности за некачественное, несвоевременное исполнение работником тех или иных обязанностей, требования к качеству и своевременности следует указать непосредственно в ДИ либо дать ссылку на иной нормативный документ (правила эксплуатации, государственные или отраслевые стандарты, положения договоров и т.п.).

О языке документов

Читатель наверняка заметил, а профессиональный разработчик локальных нормативных актов знает, что язык, который используется при написании ПП и ДИ, отличается не только от разговорного, но и от литературного русского языка. Основное отличие – бoльшая формальность, которая сродни формальности языков логики, математики, программирования или юриспруденции. Это отличие не следует трактовать как «канцелярит» , поскольку целями написания ПП, ДИ и других локальных нормативных актов является ясное и четкое изложение правил работы организации, а также обеспечение недвусмысленной трактовки этих правил в случае возникновения конфликтов и споров.

1. Формулировки должны быть краткими, четкими и не допускать различных толкований, соответствовать орфографическим нормам русского языка.

На практике при написании документа для достижения краткости и четкости следует установить «лимит» количества предложений или строк на описание, допустим, функций. При этом описания для должностей нижнего уровня должны быть максимально короткими (1 - 2 строчки). В противном случае описания надо или разбивать, или объединять более общей, но краткой формулировкой.

Следует избегать «внушений» работнику путем многократного повторения в ПП или ДИ одного и того же положения – может быть достигнут обратный эффект. Поэтому, сформировав проект документа, следует удалить из него повторяющиеся по смыслу формулировки.

Четкости формулировки способствует ее стилистическая выдержанность. Не следует использовать избыточные словосочетания, которые по смыслу не отличаются от соответствующего глагола. Например, вместо «ведет учет», «принимает участие», «осуществляет контроль», «проводит работу» следует просто писать «учитывает», «участвует», «контролирует», «выполняет».

Так, вместо многословной формулировки: осуществляет контроль работ по выполнению технического обслуживания оборудования. Лучше написать: контролирует техническое обслуживание оборудования .

В формулировках, описывающих процессы, вряд ли будут уместны качественные характеристики этих процессов. Так, в формулировке из ДИ администратора торгового зала - Контролирует бесперебойную работу торгового оборудования. Слово «бесперебойной» явно лишнее: если работа бесперебойна, то зачем ее контролировать? Несоответствие работы подконтрольного оборудования определенным требованиям – повод для привлечения работника к ответственности. Следовательно, «бесперебойность», равно как и другие качества результата подконтрольного процесса, относятся к положениям, описывающим ответственность работника. Таким образом, корректная краткая формулировка описания функции звучит так - Контролирует работу торгового оборудования .

Расширенный вариант этой формулировки выглядит следующим образом: контролирует работу торгового оборудования, проведение всех работ по профилактическому обслуживанию торгового оборудования и в случае выхода его из строя принимает меры к немедленному исправлению оборудования и сохранению продукции.

2. В текстах документов должна использоваться (единая) терминология, либо установленная соответствующими нормативными актами, либо отвечающая устоявшейся практике в той или иной предметной области. Не допускается употребление различных терминов для обозначения одного и того же понятия.

Например, в формулировке обязанности начальника отдела материально-технического снабжения - совместно с директором по обеспечению Общества планирует потребность в ТМЦ в разрезе бизнес-единиц предприятия; контролирует исполнение договоров поставки МТР. Последнее правило нарушено дважды: «Общество» и «предприятие», равно как «МТР» (материально-технический ресурс) и «ТМЦ» (товарно-материальная ценность), в данном контексте очевидно являются синонимами, поэтому правильнее выбрать в каждом случае один вариант - совместно с директором по обеспечению Общества планирует потребность в ТМЦ в разрезе бизнес-единиц Общества; контролирует исполнение договоров поставки ТМЦ.

Еще одна распространенная ошибка: работник организации называется в одном и том же тексте «работником», «сотрудником», «должностным лицом». В ПП, ДИ и иных локальных нормативных актах по отношению к лицу, находящемуся в трудовых отношениях с организацией, следует употреблять термин «работник», как используемый в Трудовом кодексе РФ.

Выглядит несоответствующей сложившемуся словоупотреблению формулировка - применяет методы материального и морального стимулирования. Поскольку в практике управления персоналом употребляется понятие «материальное и нематериальное стимулирование». Во избежание таких промахов в разработке документов необходимо использовать разного рода словари терминов (например, издания аналогичные ) или привлекать профильных специалистов – хотя бы на стадии редактирования проекта документа. Весьма желательно, чтобы терминология во всех локальных нормативных актах организации была одинаковой. Для обеспечения этого требования в организации должен быть принят (и поддерживаться в установленном порядке) официальный словарь терминов (глоссарий); по крайней мере, группа разработчиков должна создать такой словарь для себя.

3. В текстах документов не допускается использование неопределенных (с неопределенными требованиями, с неопределенным результатом, не ограниченных во времени, пространстве и т.п.) или декларативных формулировок.

Нарушение этого требования (вместе с нарушением орфографических и пунктуационных правил) на практике наиболее многочисленны. Плата же за неопределенность может быть очень высока.

Именно во избежание неопределенности в документах используется перегруженный (с точки зрения нейтрального или разговорного стиля) язык. Формулируя какое-либо положение документа (порядок действий, требование к состоянию чего-либо и т.п.) необходимо проследить, все ли существенные черты объекта или процесса описаны; указано ли непосредственно в формулировке, в ее ближайшем «окружении» или ином контексте, кем, как, в какое время и в каком месте данное действие должно быть произведено или данный объект должен быть представлен.

Например, в формулировке из ДИ диспетчера цеха - сообщать о происшедшем в цехе несчастном случае, инциденте, аварии, пожаре одному из руководителей Общества. Не определены: срок сообщения, адресат сообщения, форма и способ документирования сообщения. Следует изложить ее в такой редакции - немедленно устно сообщать начальнику цеха или работнику Общества, его замещающему, а также (в течение суток) руководителю службы ОТ, ПБ и ООС о происшедшем в цехе несчастном случае, инциденте, аварии, пожаре; фиксировать до конца смены указанный факт в диспетчерском журнале.

Как вариант, приведенную расширенную формулировку можно включить в документ, регламентирующий правила поведения в случае инцидентов, но только в этом случае в ДИ диспетчера может быть допущена исходная формулировка с добавлением: «в установленном порядке».

Формулировка из ДИ директора по эксплуатации транспорта - знать … действующее законодательство Российской федерации. C формальной точки зрения корректна, но практически неосуществима, тем более, что в виду имелись куда менее обширные и, главное, действительно необходимые знания - Знать … действующее законодательство Российской федерации, отраслевые нормативные документы в области транспорта и дорожного хозяйства.

Или даже - Знать … устав автомобильного транспорта, нормативные документы для автомобильного транспорта, правила организации пассажирских перевозок на автомобильном транспорте, правила и требования перевозок крупногабаритных и тяжеловесных, опасных грузов.

Как уже отмечалось, неприемлемой с точки зрения требования определенности является, например, формулировка - анализирует производственную деятельность… Если никак не обозначена цель анализа. Гораздо продуктивнее будет звучать - разрабатывает предложения для генерального директора Общества по повышению качества оказываемых Обществом услуг на основе анализа результатов производственной деятельности.

Аналогично, не стоит злоупотреблять не очень внятными словами и словосочетаниями, как «эффективность», «решение вопросов» и т.п. Например, весьма двусмысленно звучит формулировка - администратор магазина решает вопросы с банком по времени проведения инкассации выручки, по оплате услуг по инкассации.

Уже цитированное нами положение из ДИ управляющего директора - организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг). Из-за своей декларативности может вызвать множество вопросов при оценке деятельности и определении вознаграждения управляющего директора: достаточно ли широко была использована новейшая техника, насколько прогрессивны были примененные формы управления, всемерно или фрагментарно повышался технический уровень продукции, стоит ли считать научно-обоснованной утвержденную управляющим директором норму трудозатрат на ремонт нефтепромыслового оборудования, если разработал ее финансовый директор со степенью кандидата технических наук по специальности «ракетостроение»? Во избежание недоразумений от формулировок подобного рода стоит избавляться.

Одним из критериев определенности формулировки является возможность объективной проверки (оценки) ее выполнения или невыполнения. Очевидно, именно этому критерию не соответствуют словосочетания типа: «всемерно содействует», «неуклонно повышает», «прогрессивный», «новейший» и т.п. С другой стороны, когда в документе говорится, скажем, о «полном и своевременном удовлетворении заявок подразделений на материально-технические ресурсы», а в локальных нормативных актах организации содержатся контрольные показатели для измерения этих «полноты» и «своевременности» (показатели типа уровня обслуживания и времени удовлетворения заявки) и их целевые значения, то такая формулировка будет звучать вполне определенно.

Отметим, однако, что после того, как формулировка стала достаточно определенной, разработчик должен максимально упростить ее.

4. Сокращения, вспомогательные или условные термины, не относящиеся к общепринятым, а также краткие наименования вначале приводятся в тексте полностью, после чего в скобках после слова «далее – » или «далее в настоящем разделе – » указывается нужное сокращение.

Например: отдел материально-технического обеспечения (далее – ОМТО); механическое, в том числе, грузоподъемное, и энергетическое оборудование, оборудование, работающее под давлением, электрические, газовые и тепловые сети Общества, а также верхнее оборудование автоспецтехники Общества (далее в настоящей Должностной инструкции – Объекты).

5. Следует установить правила написания наименований подразделений и должностей.

Удобно писать их (не в начале предложения) с маленькой буквы, например: департамент экономики и финансов, юридический отдел, инженерно-технологическая служба, главный инженер, отдел главного механика, директор по развитию бизнеса, начальник отдела сводной бухгалтерской отчетности, главный энергетик, системный администратор.

Впрочем, для названий высших органов управления (как правило, коллегиальных) и должностей высших руководителей организации делаются исключения, например: Общее собрание участников, Совет директоров, Комитет по аудиту, Технический совет, Президент, Вице-президент, Председатель правления, Генеральный директор, Управляющий директор. В этом случае необходимо установить правило написания производных наименований, например: Председатель Совета директоров, председатель Комитета по аудиту, Первый вице-президент, первый заместитель генерального директора, заместитель генерального директора по экономике и финансам, секретарь управляющего директора, секретарь Технического совета.

Необходимо следить за тем, чтобы названия подразделений и должностей писались одинаково в организационной структуре (схеме), штатном расписании, ПП, ДИ и других локальных нормативных актах, в переписке и т.п.

Об организации разработки ПП и ДИ

Наиболее экономным представляется следующий способ разработки ПП и ДИ (ср. , ).

Генеральный директор формулирует задачи по основным блокам деятельности предприятия (продажи, производство, снабжение, вспомогательные и поддерживающие подразделения); далее руководители блоков формулируют цели подразделений, после чего руководители высшего звена совместно проверяют полноту и непротиворечивость сформулированных задач. На этом этапе анализируется также целесообразность существования подразделений и правильность определения границ между ними.

Далее руководители подразделений трансформируют задачи своих подразделений в функции своих подразделений и их работников. После согласования функций для каждой должности определяются права, ответственность, описываются взаимодействия и квалификационные требования. Единообразие и согласованность всего комплекса ПП и ДИ и, шире, всего комплекса локальных нормативных актов организации должны обеспечиваться участием в их разработке работника отдела кадров или отдела организации труда, а при наличии специализированных подразделений (например, отдела интегрированной системы менеджмента или корпоративных технологий и т.п.) – работников указанных подразделений. Шаблоны ПП и ДИ должны быть предварительно согласованы с юридическим отделом предприятия.

Редакторскую работу должен взять на себя один из постоянных членов рабочей группы по разработке ПП и ДИ, обеспечивая заодно и единство стиля документов. Эстетический аспект в подготовке локальных нормативных актов не менее важен, чем аспект содержательный. Изящество формулировок позволяет избежать переработки ПП и ДИ при смене «правил игры», в частности, при изменениях или появлении новых функций. ПП и ДИ согласуются, как правило, с руководителями отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, юридического отдела, непосредственным руководителем подразделения или работника, оперативным, методическими руководителями подразделения или работника (при их наличии).

ПП и ДИ утверждаются генеральным директором организации либо лицом, наделенным соответствующими правами, путем издания соответствующего приказа. ПП и ДИ должны быть утверждены не позднее предполагаемой даты первого приема или перевода на работу работников в подразделение или на должность.

Подлинник утвержденного ПП вместе с листом согласования после регистрации передается на хранение в отдел кадров. Копии утвержденного ПП передаются в отдел труда и заработной платы, руководителю подразделения. Подлинник утвержденной ДИ вместе с листом согласования после регистрации передается на хранение в отдел кадров. Копии утвержденной ДИ передаются в отдел труда и заработной платы, руководителю подразделения, в штат которого входит описанная в ДИ должность, работникам, занимающим должность.

Руководитель подразделения в срок не более пяти рабочих дней после утверждения ПП или ДИ знакомит работников подразделения с ПП или ДИ и передает им их экземпляры ПП или ДИ под роспись в листе ознакомления. Подлинник листа ознакомления передается на хранение в отдел кадров. Вновь принятые в штат подразделения работники при приеме на работу должны быть ознакомлены с действующими ПП и ДИ под роспись в листе ознакомления.

Внесение дополнений или изменений в ПП и ДИ обязательно при:

изменении структуры организации, в том числе, переподчинении подразделений или должностей, изменении наименования подразделений или должностей;
изменении задач, функций подразделений;
изменении функций, прав, ответственности, квалификационных требований, взаимодействий работников;
других изменений в организации работы, отражаемых в разделах ПП или ДИ.

Дополнения, изменения в ПП и ДИ вносятся приказом генерального директора организации либо лица, наделенного соответствующими правами. Подобным же приказом отменяется (считается утратившей силу) предыдущая редакция документа и утверждается новая. Для обеспечения единства методического подхода и облегчения труда разработчиков – специалистов подразделений, рекомендуется ввести и использовать методическую инструкцию по разработке ПП и ДИ. В эту инструкцию следует включить: словарь терминов, основные требования к документам, типовые формулировки и шаблоны документов, порядок разработки, согласования, утверждения и хранения ПП и ДИ, порядок ознакомления работников организации с утвержденными ПП и ДИ, условия и порядок внесения изменений и дополнений к ПП и ДИ.

Последнее важно для того, чтобы разрешить конфликты, связанные с необходимостью изменения функций работника . Процедура должна увязывать изменения как в ДИ, так и в трудовом договоре с работником. Кроме того, в методической инструкции могут быть подробно описаны понятия, используемые в ПП и ДИ, например: методическое руководство, оперативное подчинение, описания ролей исполнителей и т.п. Это позволит сделать ПП и ДИ более компактными и более корректными.

Приложения

Не претендуя на абсолютную истину, для удобства читателя мы приводим в приложении шаблоны ПП и ДИ. Каждая организация может и должна разработать собственные шаблоны ПП и ДИ, не отклоняясь при этом от предложенных рекомендаций.

В шаблонах ПП и ДИ выделены:

подчеркиванием – места текста, в которых надо указать конкретные наименования, функции и т.п.;
курсивом – места текста, в которых надо выбрать один из предложенных вариантов;
[квадратными скобками] – комментарии, которые необходимо удалить после формирования текста документа.

Приложение 1. Шаблон положения о структурном подразделении

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и расформирования, подчинение, нормативно-правовую основу деятельности, задачи и функции, взаимодействие наименование подразделения (далее – Подразделение) Наименование организации (далее – Общество). Сокращенное наименование Подразделения – …

1.2. Подразделение является самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняется непосредственно генеральному директору Общества [или] подчиняется непосредственно [или] входит в состав наименование вышестоящего подразделения и подчиняется непосредственно наименование должности непосредственного руководителя .

1.3. Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации.

1.4. Подразделением непосредственно руководит наименование должности (далее – Руководитель подразделения). Оперативное / методическое руководство деятельностью Подразделения осуществляют наименования должностей [при наличии оперативных или методических руководителей].

1.5. В период отсутствия Руководителя подразделения его обязанности выполняет наименование должности [или] работник Общества, назначенный приказом генерального директора Общества .

1.6. При исполнении своих функций Подразделение руководствуется:

1.6.1. действующим законодательством РФ;
1.6.2. отраслевыми нормативными и методическими документами в области …
1.6.3. Уставом Общества [для подразделений, которые обязаны контролировать соблюдение Устава];
1.6.4. [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров];
1.6.5. настоящим Положением;
1.6.6. коллективным договором;
1.6.7. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, указаниями непосредственного руководителя, [при их наличии];
1.6.8. правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
1.6.9. иными локальными нормативными актами Общества;
1.6.10. нормативными актами по охране труда и промышленной безопасности, правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности [указываются в зависимости от характера деятельности Подразделения].

1.7. Режим работы Подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

1.8. Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Основными задачами Подразделения являются:

2.1. Задача 1.

2.2. Задача 2.

3. ФУНКЦИИ

Для выполнения задач, указанных в п. 3 настоящего Положения, на Подразделение возложены следующие функции:

3.1. …

3.2. …

3.3. …

3.4. …

3.5. …

[Прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно].

3.6. …

[Прочие функции, выполняемые Подразделением совместно с другими структурными подразделениями Общества].

3.7. …

[Функции в области курирования договоров (указать типы курируемых договоров), (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества)].

3.8. …

[Функции в области учета и отчетности].

3.9. …

3.10. …

3.11. …

4. СТРУКТУРА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

4.1. Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества.

5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

Подразделение взаимодействует:

5.1. С работниками подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

5.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ. [При наличии такого взаимодействия.]

5.3. …

Приложение 2. Шаблон должностной инструкции

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет подчинение, нормативно-правовую основу деятельности, должностные обязанности, взаимодействие, права и ответственность, а также требования к квалификации наименование должности (далее – Работник) Наименование организации (далее – Общество). Сокращенное наименование должности – … [указывается при необходимости].

1.2. Работник относится к категории руководителей / специалистов / служащих .

1.3. Работник непосредственно подчиняется наименование должности непосредственного руководителя . Оперативное / методическое руководство деятельностью Работника осуществляют наименования должностей [при наличии оперативного или методических руководителей].

1.4. Работник принимается на работу и увольняется генеральным директором Общества в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке по представлению наименование должности [указывается, если необходимо] по согласованию с наименование должностей [указывается, если необходимо].

1.5. В период отсутствия Работника его обязанности выполняет наименование должности [или] работник, назначенный приказом генерального директора Общества.

1.6. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее/среднее/среднее специальное/профессиональное образование и стаж работы на … должностях не менее … лет.

1.7. Работник при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

1.7.1. действующим законодательством РФ;
1.7.2. отраслевыми нормативными и методическими документами в области … [указать предметную область];
1.7.3. Уставом Общества [для должностей, которые обязаны контролировать соблюдение Устава];
1.7.4. Решениями Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) [для должностей, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров];
1.7.5. Положением о наименование подразделения и настоящей Должностной инструкцией;
1.7.6. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, указаниями непосредственного руководителя, оперативного, методических руководителей [при их наличии];
1.7.7. правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
1.7.8. иными локальными нормативными актами Общества;
1.7.9. нормативными актами по охране труда и промышленной безопасности, правилами и нормами производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности, безопасности дорожного движения [указываются в зависимости от характера деятельности Работника].

1.8. Работник должен знать:

1.8.1. действующее законодательство Российской Федерации и отраслевые нормативные документы в области … [указать предметную область];
1.8.2. … [перечислить специальные знания];
1.8.3. стратегию развития Общества [указывается для высших руководителей или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации, если стратегия Общества документирована];
1.8.4. структуру Общества, задачи и функции его подразделений;
1.8.5. основы эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи [указывается в зависимости от характера деятельности Работника];
1.8.6. правила и нормы охраны труда.

1.9. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

1.10. Настоящая Должностная инструкция, изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров) [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров].

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Работник выполняет следующие должностные обязанности: [Для руководителей подразделений вначале перечисляются основные функции, отвечающие задачам возглавляемого подразделения работника (по Положению о подразделении)].

2.1.1. …
[Функции в области разработки нормативной документации для других подразделений].
2.1.2. …
[Функции в области методического руководства].
2.1.3. …
[Функции в области мониторинга и прогнозирования].
2.1.4. …
[Функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов].
2.1.5. …
[Функции в области оперативного руководства].
2.1.6. …
[Прочие функции, выполняемые Работником самостоятельно].
2.1.7. …
[Прочие функции, выполняемые Работником совместно с другими Работниками или структурными подразделениями Общества].
2.1.8. …
[Функции в области курирования договоров (указать типы курируемых договоров), если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества].
2.1.9. …
[Функции в области ведения учета и подготовки отчетности].
2.1.10. …
[Функции в области контроля деятельности других работников или подразделений (на соответствие определенным (указать, каким) задачам, требованиям, нормам и т.п.)].
2.1.11. …
[Функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества].
2.1.12. …
[Для руководителей подразделений – функции в области руководства]
2.1.13. Координирует работу структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.
2.1.14. Участвует в разработке организационной структуры, штатного расписания, форм оплаты труда структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.

2.2. Работник обязуется:

2.2.1. Выполнять указания непосредственного руководителя, оперативного руководителя, методических руководителей [при их наличии].
2.2.2. Выполнять обязанности и требования, установленные локальными нормативными актами Общества.
2.2.3. Обеспечивать сохранность вверенных ему документов.
2.2.4. Не разглашать ставшие ему известными по роду деятельности сведения, относящиеся к коммерческой тайне Общества.

3. ПРАВА

Работник имеет право:

3.1. Присутствовать на заседаниях, совещаниях, собраниях [необходимо конкретизировать] по вопросам, касающимся его деятельности, деятельности возглавляемого подразделения [для руководителей подразделений].

3.2. Запрашивать и получать от работников структурных подразделений Общества информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей в порядке, установленном соответствующими локальными нормативными актами Общества.

3.3. Представлять в установленном порядке Общество в других организациях, по вопросам, входящим в его компетенцию.

3.4. Инициировать … [необходимо конкретизировать].

3.5. Согласовывать …

3.6. Утверждать … [необходимо указать конкретные виды документов].

3.7. Приостанавливать выполнение … в случае выявленного в ходе контроля отклонений от установленных к их выполнению требований [необходимо конкретизировать контролируемое направление деятельности, виды функций, проектов, мероприятий, группы работников, организаций и т.п.].

3.8. Не допускать к работе … [необходимо конкретизировать при несоблюдении каких условий реализуется это право].

3.9. Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами [и/или иными ресурсами Общества – необходимо конкретизировать] в пределах своей компетенции.

3.10. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Должностной инструкцией.

3.11. Привлекать работников структурных подразделений Общества для совместной работы в рамках выполнения своих должностных обязанностей по согласованию с их непосредственными руководителями.

3.12. Обращаться к непосредственному руководителю за содействием в реализации прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в случае их ограничения другими работниками Общества.

3.13. Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению взысканий на работников возглавляемого подразделения [для руководителей подразделений].

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ

Работник взаимодействует:

4.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.

4.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ [при наличии такого взаимодействия].

4.3. … [указать другие взаимодействия].

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Работник несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:

5.1.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) возложенных на него обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.
5.1.2. Неисполнение правил внутреннего трудового распорядка, приказов и распоряжений по Обществу, иных локальных нормативных актов Общества.
5.1.3. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.
5.1.4. Причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу.
5.1.5. Необеспечение сохранности вверенных ему документов, информации.
5.1.6. Разглашение сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну Общества.
5.1.7. Неисполнение указаний непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей [указывается в случае их наличия].
5.1.8. Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения [указываются в зависимости от характера деятельности Работника, ср. п. 1.7.9 ДИ].
5.1.9. [для руководителей подразделений] За отсутствие письменной информации:
5.1.9.1. о владении Работником (либо его супругой (-м), родителями, детьми, полнородными или неполнородными братьями и сестрами, усыновителями или усыновленными) акций (долей, паев) в юридических лицах (данное обязательство не распространяется на владение не являющимися контрольными пакетов акций компаний, котирующихся на Московской, Нью-Йоркской или Лондонской фондовых биржах);
5.1.9.2. о прямой или косвенной занятости или заинтересованности, участии в любом виде или качестве (в качестве арендодателя, заказчика, агента, консультанта, работника или в ином качестве) в бизнесе лица, которое:
является контрагентом Общества, контрагентом дочернего и/или аффилированного лица Общества; либо

ведет переговоры по заключению договора с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами; либо

выступает стороной в судебном разбирательстве, в котором участвует Общество, его дочернее и/или аффилированное лицо; либо

реализует с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами один и тот же проект;

если указанные владение либо занятость или заинтересованность создают для Работника ситуацию настоящего или потенциального конфликта его интересов с законными интересами Общества.

5.2. Неисполнение Работником требований настоящей Должностной инструкции может являться основанием для расторжения трудового договора с ним.

Приложение 3. Разновидности руководства

Полномочия руководителя	Оперативный руководитель	Методический руководитель	Непосредственный руководитель
Инициирование приема на работу			+
Инициирование увольнения			+
Расстановка, перемещение работников внутри подразделения			+
Инициирование поощрения			+
Инициирование применения взысканий			+
Инициирование повышения квалификации			+
Определение методов работы		+	+
Контроль соблюдения установленных методов работы		+	+
Выдача текущих поручений, заданий	+		+
Контроль выполнения поручений, заданий	+		+
Требование отчетов	+	+	+

Литература

1. http://JobDescription.me.

2. http://www.samplejobdescriptions.org.

3. Административная ответственность как вид юридической ответственности. Реферат. / http://www.bestreferat.ru/referat-212473.html - 2011.

4. Андреева В.И. Должностные инструкции как часть кадрового документооборота. / http://www.emcon.ru/202.html/420-050.html.

5. Бахтерев Б.В. Двенадцать правил составления должностной инструкции. / http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=671. – 2007.

6. Большой толковый словарь официальных терминов / сост. Ю.И.Фединский – М.: ООО «Издательство Астрель». – 2004. – 1165 с.

7. В правительстве введена персональная ответственность за исполнение указаний президента. / http://www.top-page.ru/daily_news/politic/1989258/.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

9. Гридина Н. Должностная инструкция. / Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2008. – № 8. (См. также http://123-job.ru/articles.php?id=377.)

10. Должностные инструкции. / http://www.5elements.ru/stati_12.htm.

11. Ерин П. На основании какого нормативного документа разрабатываются должностные инструкции? / http://www.garant.ru/consult/business/328875/. – 2011.

12. Заболонкова О. Роль должностной инструкции в трудовых отношениях. / Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2010. – № 4.

13. Зелепухина С. Должностные инструкции: за и против. / Справочник по управлению персоналом. – 2006. – № 6. (См. также http://www.consa.ru/dolzhnostnye_instrukcii.html.)

14. Катрич С. В. Должностная инструкция: требования к ее составлению. / http://www..shtml. –1997.

15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями).

16. Ковалев М. И. Советское уголовное право. Курс лекций. Свердловск. 1971. Вып. 1.

17. Коновалов А. Должностные инструкции как инструмент управления персоналом. / HR Journal. – http://www.hr-journal.ru/articles/ov/di.html. – 2004.

18. Малькова Е.Н. Особенности трудовых отношений с руководителем организации. / Кадровые решения. – 2012 г. – № 3.

19. Мальчиков В. Типичные ошибки при составлении и внедрении должностных инструкций. / http://www.raut-trening.ru/articlespersonal/75-7.

20. Новые бизнес-технологии и проектирование должностных инструкций. / http://www.big.spb.ru/publications/bigspb/nt_instruct.shtml.

21. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298).

22. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г. с последующими изменениями).

24. Персональная ответственность в государственном управлении. Реферат. / http://student.km.ru/ref_show_frame.asp?id=D49465266FBC4121B2048C87A1EF060D. – 2000.

25. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0 «О должностных инструкциях работников».

26. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».

27. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24.11.2008 № 6234-Т3.

28. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.11.2009 № 3532-6-1.

29. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 28.09.2010) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». / Российская газета. – 31.12.2006. – № 297.

30. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа. – 1988. – 239 с.

31. Романченко Е. Три взгляда на должностную инструкцию / http://pallada-center.ru/articles/cat2/article19.html. – 2009.

32. Россол С.В. Коллективная (бригадная) материальная ответственность работников / «Управление персоналом». – 2006. – № 21.

34. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М.: Дело и Сервис. – 2010. – 608 с.

35. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации (утв. Главархивом СССР). М.: Главархив СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 1982.

36. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».

37. Чуковский К.И. Живой как жизнь. М.: «Зебра Е», 2009. – 304 с.

38. Эко У. Когда на сцену приходит другой // Эко У. Пять эссе на темы этики. СПб.: Симпозиум. – 2000. – С. 9-24.

По замечанию У.Эко, этика начинается тогда, когда на сцену приходит Другой .

Положения о представительствах, филиалах и обособленных подразделениях отличаются по форме и содержанию от положения о структурном подразделении и в данной статье не рассматриваются.

Для этих целей подойдут «профили должности», «профессиограммы», другие документы, имеющие статус рабочих или аналитических.

Разновидности руководства описаны в Приложении 3.

При конкретизации необходимо избежать широкого толкования понятия «совещание», поскольку к таковым может быть отнесено любое оперативное обсуждение вопросов группой лиц, состоящей из двух и более человек. Можно ограничить круг совещаний, указав, например, что рассматриваются совещания с заранее разосланной повесткой дня, по итогам которых должны быть оформлены протоколы, или что речь идет о регулярных совещаниях (планерках, селекторных совещаниях и т.п.).

Перечень вопросов и подразделений, с которыми взаимодействует данное предприятие.

Определение служебных связей или схем взаимодействия структурных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи "шлифуются" и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения. Конечно, можно ограничиться фразой "Подразделение взаимодействует с другими подразделениями предприятия". Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием.

Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:

1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследовательских работ. Для этого из каждого подразделения выделяются работники и они совместно выполняют определенные работы.

2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.

3. В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярию) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использовании материальных ценностей.

4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения, планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов, главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.

Если в разделе "Взаимоотношения (служебные связи)" отразить вопросы "получения" и "предоставления", то вопросы "совместной разработки (работы, проведения)" можно оформить в виде отдельных решений руководителей структурных подразделений. С целью исключения дублирования и "параллелизма" функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Безусловно, это определенные затраты времени.

Однако этим и достигается главная цель управления предприятием - четкая регламентация функций каждого подразделения. В приводимых в издании образцах положений, мы попытались максимально полно отобразить взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков. Но на предприятии, может и не быть производственных и технических подразделений (например, предприятия по оказанию финансовых услуг). Поэтому в положениях о подразделениях, общих для всех отраслей (отделе кадров, канцелярии, и пр.) не "расписаны" взаимоотношения с производственными и техническими подразделениями. В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель, скажем, отдела должен знать, что "творится" в бюро, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными единицами легче, нежели предусмотреть схему взаимодействия, скажем, бюро инвестиций в составе финансового отдела с планово-экономическим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о бюро инвестиций, и там же отражается порядок согласования "внешних" действий с начальником финансового отдела.

Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе, можно (а в некоторых случаях - следует) отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей. Не помешает и определение порядка разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.

Например:

По вопросам, связанным с компьютерной техникой - с отделом ИТ
По вопросам доставки - с курьерской службой
По вопросам поступления оплаты - с отделом поступления оплаты в составе бухгалтерского управления.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Структурным подразделением называется часть предприятия или организации, сотрудники которой занимаются выполнением определенного вида работ. Подразделение может быть обособленным или внутренним. Для первого типа структурных единиц существует общепринятое название – филиал. Внутренним подразделениям наименование присваивается с учетом направления их деятельности и в соответствии с традициями, сложившимися в той или иной профессиональной сфере.

Специализация структурных подразделений вызывает необходимость координации их действий. Чем больше предприятие или организация, тем более важной и сложной становится данная проблема. Поскольку члены организации должны быть связаны единством целей, то им необходимо иметь постоянную информацию о содержании работы и достижениях своих коллег. Осуществление этого становится все труднее, так как по мере роста количества структурных подразделений усложняется и сеть коммуникаций между ними. При этом важно избегать какой-либо неопределенности относительно того, какая именно работа должна быть сделана конкретным структурным подразделением и кто должен ее выполнять. Рекомендуется осуществлять структурирование подразделений, исходя из нескольких достаточно ясных критериев. Считается, что при этом неопределенности в той или иной степени избежать невозможно, но необходимо пытаться ее минимизировать.

Понятие "обособленные подразделения" в настоящее время раскрывается как в гражданском, так и в налоговом законодательстве. Гражданское законодательство выделяет лишь две разновидности обособленных подразделений: представительство и филиал.

При формировании структуры предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе.

Положение о структурном подразделении как раз и является документом, определяющим:

Порядок создания подразделения;

Правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;

Задачи и функции подразделения;

Права подразделения;

Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

Ответственность подразделения.

ЛИТЕРАТУРА

1. http://www.hr-portal.ru

2. Винокуров В., Винокуров А. Качество управления как фактор укрепления рыночных позиций предприятия //Стандарты и качество. – 2005, - №12

3. Цветаев В.М. Управление персоналом. – СПб: Питер, 2002. –С. 127.

5. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.,1998, с. 5-6.

6. http://www.uvolneniy.net

7. Маленков Ю.А. Современный менеджмент СПБ Издательство: Экономика, 2010

Приложения А.

Пример оформления «Положение о структурном подразделении»

Приложение Б.

Образец заполнения штатного расписания

Приложения В.

Шаблон заполнения «Должностная инструкция»

“УТВЕРЖДАЮ”
Генеральный директор
Ротарин А.Н. Ротарин
____ /_________ / 2009г.

На многих государственных и коммерческих предприятиях в качестве одного из локальных документов разрабатывается Положение о структурных подразделениях. В этом акте, кроме вопросов, касающихся развития коллектива, могут освещаться правила общения персонала, порядок участия сотрудников в распределении прибыли, особенности повышения квалификации служащих и так далее. Рассмотрим далее подробно, как составляется Положение о структурном подразделении. Образец документа также будет представлен в статье.

Особенности

Рассматриваемый документ выступает как организационно-технологический акт. В нем определяются:

Место отдела в системе предприятия.
Функциональная нагрузка, технологическая ответственность.
Нормативные документы, которыми регламентируется деятельность подразделения организации.

Составление акта осуществляется непосредственно в отделе предприятия. Ответственность за это несет его начальник. Руководитель организации должен рассмотреть и подписать документ. Не предприятии может быть один отдел или несколько. Создание подразделений должно осуществляться по принципу целесообразности. Их деятельность должна быть обоснована и эффективна.

Разделы

Структурное подразделение (примеры: кадровая служба, бухгалтерия, финансовый отдел и пр.) выполняет определенные функции. При составлении документации учитывается специфика деятельности, график, наличие/отсутствие материальной ответственности служащих. В рассматриваемом акте присутствуют следующие разделы:

Общие положения.
Задачи.
Структура.
Функции.
Взаимодействие с другими отделами.
Обязанности, права и полномочия.
Ответственность.

Раздел "Общие положения" устанавливает подчиненность отдела конкретному лицу. В нем может также определяться область распространения документа. В частности, речь идет о требованиях к содержанию, правилах составления, принятия, регистрации, внесения дополнений/изменений акта. Здесь же устанавливается правовое положение подразделения. В разделе "Задачи" формулируются ключевые направления деятельности отдела. На любое обособленное подразделение возлагаются обязанности решать вопросы с учетом требований современности. Так, задачи отдела кадров могут предполагать не только прием и увольнение сотрудников. В его обязанности может входить комплексное решение вопросов по формированию эффективно действующего коллектива.

Система и функции

В этом разделе освещается организация работы отдела. В частности, устанавливается численный состав, конкретные обязанности сотрудников. В процессе составления этого раздела может применяться матрица распределения управленческих функций. Если же она отсутствует, то применяются сведения из Квалификационного справочника должностей начальников, специалистов и иных служащих. При установлении функций сотрудников можно воспользоваться также нормами ГОСТ.

Служебные связи с прочими отделами

Организация работы должна осуществляться таким образом, чтобы взаимоотношения между разными участками предприятия были максимально эффективными. При составлении раздела необходимо учесть, что описывать нужно не взаимодействие отдельных сотрудников, а целых отделов. Поэтому ориентироваться необходимо, в первую очередь, на служебные связи между начальниками. В разделе можно указать на необходимость согласования взаимодействий между рядовыми сотрудниками разных отделов. То есть, Положение о структурных подразделениях определяет, нужно ли служащему получать разрешение на взаимодействие с другими специалистами. Отдельно оговаривается, с кем именно следует согласовывать те или иные мероприятия: со своим начальником или должностным лицом другого отдела.

Компетенция и ответственность

Разделы "Ответственность" и "Права и обязанности" составляется в соответствии с возложенными на отдел функциями. Содержание этих разделов можно взять из должностных инструкций. Однако при этом следует учитывать, что Положение о структурных подразделениях наделяет возможностями, устанавливает ответственность и обязанности не конкретного сотрудника, а весь отдел в целом. При желании можно расписать их и относительно каждого служащего. Однако целесообразнее установить полномочия, обязанности для всех работников, выделив отдельно их для начальника отдела. Ответственность можно установить индивидуальную и коллективную. Первая, соответственно, будет относиться к начальнику, а последняя - к сотрудникам. Утверждение Положения о структурном подразделении осуществляется после его согласования с юристом предприятия.

Требования к содержанию

Положение о структурных подразделениях не считается обязательным документом, предусмотренным трудовым законодательством. Но именно в этом акте закрепляется распределение задач, обязанностей и функций между отделами и служащими внутри одного предприятия. Требования к содержанию могут устанавливаться локальными документами (стандартами). Если они отсутствуют на предприятии, то можно использовать "шаблонное" Положение о структурном подразделении - образец. В любом случае в процессе составления документа необходимо исходить из того, что в нем должны присутствовать следующие сведения:

Место в системе предприятия (обособленное подразделение или входящее в состав управления, департамента и пр.).
Нормативная база. Здесь указываются документы, регламентирующие деятельность (ФЗ, Устав и пр.).
Структура отдела.
Непосредственный начальник.
Ключевые задачи.
Ответственность, обязанности, права.

Во избежание возникновения споров по вопросам компетенции необходимо тщательно продумать содержание документа, постараться составить его емким и подробным.

Положение о структурном подразделении организации: назначение

Документ выступает внутренним (локальным) актом. Он составляется для организационно-юридического закрепления за отделом управленческих функций, рационального разделения компетенции между сотрудниками. Акт определяет ответственность и обязанности начальника. Положение выступает как составной элемент документации предприятия. Он является основанием для разработки типовых, персональных (при необходимости) должностных инструкций служащих. Документ разрабатывается согласно действующим организационно-управленческим актам.

Элементы

Положение включает в себя:

Титульный лист.
Название.
Основное назначение.
Нормативное основание деятельности отдела.
Описание структуры.
Функции отдела и распределение ответственности.
Информационное и материальное обеспечение.
Взаимодействие.
Конфиденциальность и делопроизводство.
Обеспечение безопасности и надлежащих условий труда.

Состав и порядок разделов, названия отдельных блоков могут изменяться в соответствии со спецификой подразделения.

Характеристика отдела

Раздел "Основное назначение" описывает:

Место подразделения в системе предприятия.
Подчиненность.
Целевое назначение.
Правила формирования и ликвидации отдела.

В блоке "Нормативное основание деятельности" приводится перечень документов, в соответствии с которыми разрабатывается Положение, и будет функционировать подразделение. В следующем разделе указывается информация с учетом специфики отдела. В нем, в частности, описывается:

Структура подразделения, порядок, в соответствии с которым она формируется и утверждается.
Правила назначения на должность начальника, освобождения и замещения. При необходимости описываются квалификационные требования (стаж, категория, образование).
Задачи руководителя отдела.
Наличие и количество заместителей, порядок, в соответствии с которым между ними распределяются должностные обязанности.
Правила утверждения Положений, регламентирующих деятельность структурных единиц подразделения, служебных инструкций для сотрудников.
Порядок, в соответствии с которым формируется штат отдела.

Способы отражения информации

Структура подразделения может описываться:

Графическим методом. Он представляет собой схематичное отражение структурных единиц. Административные взаимосвязи выделяются сплошными линиями, функциональные - пунктирными.
Текстовым способом. В этом случае используется перечисление структурных единиц (групп сотрудников, исполняющих обязанности по конкретным направлениям, или отдельных служащих), приводится описание взаимодействий.

Функции и распределение ответственности

В данном разделе описывают:

Основные виды деятельности или работы, которые должен выполнять отдел для реализации задач, поставленных перед ним.
Порядок распределения ответственности и функций между сотрудниками.
Должностные обязанности, индивидуальные права начальника в соответствии с действующими нормативными актами. Здесь же описывается его ответственность.

Функции излагаются в порядке очередности исполнения или их значимости. В Положении, как правило, оговаривается, что ответственность сотрудников определяется их должностными инструкциями.

Взаимодействие

В этом разделе определяются:

Взаимоотношения подразделения с прочими отделами и должностными лицами на уровне информационных и материальных потоков. К последним относят связи, касающиеся деятельности, движения ценностей. Информационное взаимодействие осуществляется посредством передачи документации.
Сроки и периодичность выполнения работ, предоставления сведений, материальных ценностей и пр.
Порядок, в соответствии с которым осуществляется разрешение конфликтных ситуаций, возникающих между отделами.

Информационное и материальное обеспечение

Этот раздел содержит сведения о:

Внутренних и внешних источниках, порядке оснащения отдела мебелью, оборудованием, организационно-техническими средствами и так далее.
Ведении учета и обеспечении сохранности ценностей.
Порядке предоставления нормативных документов, литературы и прочих информационных ресурсов.

Конфиденциальность и делопроизводство

Этот блок включает в себя сведения о номенклатуре тех дел, которые ведет подразделение. Также в этом разделе указывается лицо, которое несет ответственность за их производство. В случае большого объема номенклатура дел приводится в отдельном документе (приложении). При необходимости в раздел включают виды конфиденциальных сведений, правила обращения с ними и ответственность за разглашение.

Обеспечение безопасных условий труда

В этом разделе приводятся правила поддержания надлежащего санитарно-гигиенического состояния помещений, закрепленных за подразделением. В нем также описывается порядок обеспечения безопасности деятельности. В разделе могут приводиться ссылки на нормативные документы, устанавливающие такие правила. В обязательном порядке указываются ответственные лица.

Составление и согласование документа

Разработка Положения осуществляется подразделением самостоятельно. Как правило, эта задача возлагается на начальника отдела. Сначала составляется проект документа. Он согласовывается с вышестоящей администрацией и заинтересованными служащими. К последним, в частности, могут относиться:

Руководители подразделений, с которыми взаимодействует отдел.
Начальник кадровой службы.
Руководитель юридического отдела.

Конкретный перечень согласующих единиц и служащих устанавливается начальником. Он же организует ознакомление сотрудников с Положением.

Изменения, отмена и пересмотр документа

Корректировки в Положение вносятся начальниками отделов в следующих случаях:

При плановом пересмотре документа.
При переименовании, реорганизации отдела, изменении его подчиненности, корректировках штатного расписания.
По инициативе сотрудников и начальника подразделения для повышения эффективности деятельности.
При изменении нормативной базы.

Порядок, в соответствии с которым согласуются изменения, аналогичен тому, что установлен для принятия самого Положения. Срок для внесения корректировок - 1 мес. В случае если необходимо внести большое количество изменений, составляется новая редакция Положения. Плановый пересмотр документа осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. Отмена Положения производится при принятии новой редакции либо в случае ликвидации отдела. В случае необходимости изменения вносятся в уставные или учредительные документы предприятия.

Визирование

Руководитель предприятия определяет перечень сотрудников, которые должны поставить грифы согласования в Положении, в соответствии с приказом о распределении обязанностей. Во избежание неточностей, также дублирования тех или иных служебных взаимодействий, функций и, соответственно, для предотвращения вероятных разногласий между начальниками отделов впоследствии, практикуется визирование документов для конкретных служб администрацией тех участков предприятия, с которыми они находятся в постоянной служебной связи. Если грифов больше трех, то они оформляются на отдельной странице или создается "Лист согласования". На некоторых предприятиях предусматривается визирование Положений начальником юридической службы или юрисконсультом. Подписание документа производится, как выше было сказано, генеральным директором. Этим правом, однако, могут также наделяться и другие руководящие сотрудники. Ими могут быть заместители директора, обеспечивающие функционирование групп отделов.

Дополнительно

С утвержденным Положением о подразделениях должны ознакомиться все сотрудники предприятия. Служащие обязаны поставить свои подписи в документе. Для этого предусматривается специальная графа о доведении или ознакомлении сотрудников с Положением. Подписи ставятся по старшинству - сначала расписывается начальник отдела, затем все служащие. Для фиксации ознакомления с документом может использоваться метод, предусмотренный для должностных инструкций. Он заключается в составлении отдельного листа доведения Положения до сведения служащих. В качестве основания для внесения изменений в документ выступает приказ директора предприятия.

Способы и порядок его оформления аналогичны тем, что установлены для корректировок должностных инструкций. Вместе с этим необходимо учесть важный момент. Внесение корректировок в Положение о подразделениях может, а в ряде случаев обязательно должно повлечь изменение должностных инструкциях сотрудников. В противном случае возникнет несогласованность в деятельности всего предприятия. Положение о подразделениях не обязательно, но крайне желательно разработать, поскольку оно существенно оптимизирует деятельность отделов. С помощью этого документа становится более четким и слаженным взаимодействие между сотрудниками предприятия, начальниками и заместителями. Этот документ значительно упрощает контроль и управление предприятием.

Подразделение - это система, социальная система. Если говорить о взаимодействии систем, то нам важны их входы и выходы, а внутреннее содержание системы - это черный ящик. Любое подразделение должно четко знать:

Свои входы: что, в каком виде, с какими сопроводительными документами, и от кого и как получает,
Свои выходы: что, в каком виде, с какими сопроводительными документами, кому и как передает.
Какие у подразделения права при приемке от поставщика, и при передаче потребителю.
Однако, в практике, всегда имеются совместные с другими подразделениями операции - и это уже нарушение принципа черного ящика. В социальных системах принцип черных ящиков работает не полностью.

Если взаимодействие структурных подразделений не будет указано в регламентах деятельности структурных подразделений предприятия - положениях о подразделениях - то возможны самые разные нестыковки, задержки, даже производство заведомо несоответствующей продукции. Возможны явные убытки как для предприятия, так и для подразделения. Однако если использовать для организации взаимодействия структурных подразделений только положения о подразделениях, то можно отметить следующие недостатки:

Очень трудно составить положения о подразделениях с указанием всех необходимых входов и выходов.
Двойная запись - при такой организации одни и те же операции (сдачи-приемки, возможно и другие) должны быть записаны и в положениях поставщика, и в регламентах потребителя. Они должны и синхронно изменяться при проведении изменений, со временем такие положения теряют свою актуальность.

Разработка и регламентация бизнес-процессов Первый недостаток, а частично и второй, можно исключить разработкой иерархической системы бизнес-процессов предприятия. Эти бизнес-процессы и покажут все необходимые входы и выходы всех структурных подразделений всех уровней иерархии.
Второй недостаток можно решить предварительно приняв, что регламентировать в положениях о подразделениях: входы - приемку у производителя, или выходы - передачу произведенной продукции потребителю (внутреннюю реализацию продукции).

Порядок взаимодействия структурных подразделений - диктат потребителя или диктат потребителя

Эту дилемму - диктат производителя, или диктат потребителя - современный менеджмент решает в пользу потребителя - производитель должен производить такую продукцию, которая наилучшим образом должна удовлетворять потребности потребителя. При этом процесс передачи (граница между подразделениями) заканчивается подписью потребителя о приемке продукции от производителя. Передача произведенного продукта - обязанность производителя и процедура передачи является процедурой производителя, однако проводимая при взаимодействии с производителем. При этом входы подразделений - это входящая продукция с утвержденными Акты сдачи-приемки. Если такого Акта нет, считается, что продукция на вход еще не поступила. Она еще у поставщика.

Однако, далеко не всегда возможна такая сложная формализованная передача. Тогда потребитель просто принимает продукцию, а если она оказывается несоответствующей - просто возвращает ее производителю, который дорабатывает или заменяет ее. И только при возникновении разногласий запускается процедура сдачи-приемки. Продукция считается принятой, если не поступило возврата. Это положение также включается в регламенты бизнес-процессов и положения о подразделениях.

Процесс взаимодействия - процедура на выходе бизнес-процесса подразделения

Выходы подразделения - продукция с утвержденными потребителем Актами сдачи-приемки. Если Акт не утвержден - продукция, юридически, еще не произведена. Соответственно весь процесс передачи продукции за подразделением-производителем. Он описывается в его положении о подразделении, в нем же описывается и необходимое взаимодействием с подразделением-потребителем. Процесс приемки на входах подразделения не описывается. Описывается только процедура возврата (или переходна нее) при обнаружении несоответствующей продукции.

Возможные недостатки системы бизнес-процессов

Однако встречаются и случаи, когда организация взаимодействие с другими структурными подразделениями требуется и внутри бизнес-процессов предприятия. И это недостаток системы бизнес-процессов предприятия. Еще Адам Смит писал, они должны быть «самостоятельны», т.е. не зависеть от других подразделений. А, если строго формально, то участие одного подразделения в бизнес-процессе другого подразделения должно выражаться двойной передачей деятельности между подразделениями - соответствующими входами и выходами, процедурами сдачи-приемки. Выход здесь заключается в том, чтобы все процедуры бизнес-процесса замыкались бы внутри одного подразделения. А иерархическая организационная структура предприятия отражала бы и иерархическую структуру системы бизнес-процессов.

Институциональные вопросы взаимодействия структурных подразделений
Необходимо отметить, что такая полная формализация бизнес-процессов в неизбежных нештатных ситуациях может приводить к большим проблемам. И выход здесь только в формировании такой корпоративной культуры, такой институциональной среды, которая обеспечит неформальную координацию деятельности подразделений, направленную на достижение цели предприятия. И основой этого являются коллективное целеполагание - совместная выработка общих целей с одновременным согласованием мотивов деятельности главным образом руководителей структурных подразделений на общий результат. Однако Ф. Херцберг с соавторами отметили: «Обзорное исследование нескольких тысяч статей и книг, в которых рассматривались факторы, формирующие то или иное отношение к работе, а также результаты отношения к работе в области производительности и качества труда, показало, что в данной сфере царит разброд мнений и неразбериха» [Херцберг Ф., Моснер Б., Снидерман Б. Б. Мотивация к работе. М. : Вершина, 2007. С. 23]. А мотивация совместной деятельности еще сложнее, чем индивидуальной.

Тем не менее наша компания в ходе более чем десятилетнего проведения консалтинговых проектов и теоретических исследований наша необходимые методики. Они базировались не только на трудах теоретиков менеджмента, но и на труды ученых в области теорий транзакционных издержек, агентских отношений, прав собственности, остаточных прав контроля, контракта. Среди них лауреаты четырех Нобелевских премий по экономике: Роберт Коуз (1991), Дуглас Норт (1993), Оливер Уильямсон (2009), Оливер Харт и Бенгт Хольстрём (2016). Предпосылки наших методик приведены в статьях « » - журнал «Стратегический менеджмент» №4, 2014 и « » - журнал «Проблемы экономики и менеджмента» №6 2016, в серии статей 2017 года. А завершение исследований отражено в серии статей 2018 года:

статьи « » и « » - журнал «Менеджмент Сегодня» №1 и №2, 2018;
статья « » - журнал «Менеджмент и бизнес-администрирование» № 2, 2018;
статьи « » и « » - журнал «Мотивация персонала и оплата труда» №3, №4 2018;
статья « » - международный журнал «Проблемы теории и практики управления» № 6, 2018.

И эти методики позволяют обеспечивать эффективное целеполагание с внутренней мотивацией персонала не только на личные результаты, а и на результаты совместной деятельности, позволяют создавать необходимую для этого институциональную среду предприятия.

Выводы

Таким образом организация взаимодействия структурных подразделений (как и организация самой организационной структуры) должна проводиться на базе системы бизнес-процессов предприятия, построенной так, чтобы каждый бизнес-процесс был самостоятельным и замыкался внутри одного подразделения. Это основные положения процентного подхода. Формальное взаимодействие структурных подразделений осуществляется на выходной процедуре сдачи-приемки продукции, ответственность за которую лежит на подразделении-производителе (или процедуре анализа несоответствующей продукции).

Необходимо также и неформальное взаимодействие структурных подразделений, особенно при нештатных ситуациях. Оно должно базироваться на институциональной среде предприятия, направленной на достижение не только личных целей, но и целей совместной деятельности, целей предприятия в целом.

__________________

Отзывы, комментарии и вопросы по статье:
"Организация взаимодействия структурных подразделений"

16.11.2018 10:37 Анюта

Какие функции осуществляет совокупность взаимодействующих структурных подразделений экономической системы?

16.11.2018 16:54 Консультант Михаил Жемчугов, к.т.н.

Функция совокупности взаимодействующих структурных подразделений экономической системы - это достижение целей системы

16.01.2019 20:41 Виталий К.

Как обеспечить эффективное взаимодействие структурных подразделений предприятия в решении организационных вопросов?

17.01.2019 10:35 Консультант Жемчугов Михаил, к.т.н.

Суть вопроса в том, что взаимодействуют не «структурные подразделения», а люди. В первую очередь - руководители структурных подразделений. А люди эффективно взаимодействуют только тогда, года это взаимодействие взаимовыгодно. Поэтому директивное - сверху - решение организационных вопросов всегда неэффективно, поскольку не может учитывать интересы ни руководителей структурных подразделений, ни их коллективов. Эффективно только консенсусное решение организационных вопросов.

Бизнесу быть

Приказ ЦТУ от 26.08.2014 N 475

Вокруг положения о подразделении и должностной инструкции

Немного философии: ПП и ДИ как альфа и омега…

Немного истории

Немного географии

Немного юриспруденции

Немного налогообложения

Немного управления качеством

Для кого разрабатываются ПП и ДИ

Структура ПП и ДИ

Форма ПП и ДИ

Раздел 1. «Общие положения»

Раздел 2. «Основные задачи»

Раздел 3. «Функции»

Раздел 4. «Структура»

Раздел 5. «Взаимодействие»

Раздел 1. «Общие положения»

Раздел 2. «Должностные обязанности»

Раздел 3. «Права»

Раздел 4. «Взаимодействие»

Раздел 5. «Ответственность»

О языке документов

Об организации разработки ПП и ДИ

Приложения

Особенности

Разделы

Система и функции

Служебные связи с прочими отделами

Компетенция и ответственность

Требования к содержанию

Положение о структурном подразделении организации: назначение

Элементы

Характеристика отдела

Способы отражения информации

Функции и распределение ответственности

Взаимодействие

Информационное и материальное обеспечение

Конфиденциальность и делопроизводство

Обеспечение безопасных условий труда

Составление и согласование документа

Изменения, отмена и пересмотр документа

Визирование

Дополнительно

СХОЖИЕ СТАТЬИ